Roosteraanpassingen bij nieuwe Corona-maatregelen

Terug naar blogs

Roosteraanpassingen bij nieuwe Corona-maatregelen

Geschreven op 7 september 2020

Nu de zomervakantie ten einde is, is het goed om nog even stil te staan bij het harde werk dat onderwijsinstellingen hebben verzet in de weken voorafgaande aan de vakantieperiode om het onderwijs zo goed mogelijk te kunnen laten doorgaan. Hoewel de meesten de roosters voor periode 1 van nieuwe schooljaar hebben opgeleverd, zijn er ook enkele die de komende weken nog hard door moeten werken om dit proces goed af te kunnen ronden.

Doordat de komende maanden de corona-maatregelen regelmatig kunnen veranderen is het belangrijk om te proberen grip te krijgen op het proces voor mogelijke roosterwijzigingen. Verschillende roosterwijzigingen vragen verschillende verwerkingstijden, doordat niet alle wijzigingen met een enkele druk op de knop zijn uit te voeren. De consultants van Senz Interim hebben hier de afgelopen maanden veelvuldig over geadviseerd, waarbij onderwijsinstellingen vaak tot overeenkomstige doorlooptijden van deze processen komen. Belangrijk in deze processen is dat de roosterbureaus alle informatie zo volledig mogelijk aangeleverd krijgen en dat de samenwerking met andere afdelingen soepel verloopt. Wanneer de juiste informatie achterblijft, verduidelijking uitblijft, of andere vertraging optreedt in de samenwerking tussen de roosterbureaus en de betrokken afdelingen, dan zullen de doorlooptijden langer zijn dan waar oorspronkelijk rekening mee gehouden wordt.

Deze doorlooptijden zijn afhankelijk van wat er door de maatregelen wordt gevraagd. Hieronder worden de soorten aanpassingen besproken met daarbij enkele voorbeelden.

Een rooster met (beperkte) aanpassingen

Er zijn twee verschillende opties wanneer we spreken over een rooster met beperkte aanpassingen

  • Een rooster waarbij de huidige roosterstructuur behouden blijft
  • Een rooster waarbij de huidige roosterstructuur komt te vervallen

Een rooster waarbij de huidige roosterstructuur behouden blijft

Dit zijn veelal kleine wijzingen waarbij de volgorde van de lessen niet veranderd. Het kan voorkomen dat de maatregelen worden aangescherpt waardoor er meer lessen online gegeven moeten worden, waarbij de bestaande roosterstructuur behouden blijft. In zulke gevallen hoeven alleen de lokalen van de lessen gewijzigd te worden van de fysieke ruimtes naar de online ruimtes.

Daarnaast is het mogelijk dat bij een versoepeling van de maatregelen de capaciteit van gebouwen en lokalen wordt vergroot, waardoor er meer studenten op locatie aanwezig mogen zijn. Wanneer er is gekozen om het huidige rooster zo in te richten dat niet alle lessen verplaatst hoeven te worden, doordat klassen veelal tegelijkertijd fysiek en online lessen hebben, bijvoorbeeld doordat de geplande lessen niet afhankelijk zijn van de beschikbare capaciteit en de les daardoor altijd door kan gaan.

Ten slotte is het ook mogelijk dat door maatregelen docenten beperkt worden in hun mogelijkheden om fysieke lessen te verzorgen. In zulke gevallen kan het voorkomen dat een beschikbare collega de les op dat moment overneemt of dat de les door de docent op afstand wordt georganiseerd. Op die manier kan de les toch doorgaan zonder dat het rooster van de klas daarbij verder veel aanpassingen vraagt.

In deze gevallen is er maar beperkte samenwerking tussen het roosterbureau en opleidingsmanagers nodig. Deze wijzigingen kunnen dan ook vaak binnen 1 a 2 dagen worden opgelost. Om de opleidingen vervolgens ook de kans te geven dit te controleren, is het een goede optie om bij dit soort aanpassingen rekening te houden met maximaal 1 week doorlooptijd.

Een rooster waarbij de huidige roosterstructuur komt te vervallen

Dit zijn wijzigingen waarbij de huidige onderwijsplanning niet aangepast hoeft te worden, maar waarbij het rooster wel grotere aanpassingen vraagt en waarbij de lesvolgorde ook kan veranderen. Hierdoor komt de bestaande roosterstructuur dan ook te vervallen. Dit soort wijzigingen kunnen voorkomen wanneer onderwijsinstellingen opnieuw moeten gaan roosteren voor één of meerdere weken, doordat de gevraagde wijzigingen te complex zijn om in korte tijd uit te voeren.

Het kan voorkomen dat het verplicht wordt om tijdsloten te gebruiken voor bepaalde lessen of dat deze tijdsloten afwijken van de (bij sommige onderwijsinstellingen) al bestaande tijdsloten. In zo’n geval moet er helemaal opnieuw worden gekeken naar de beschikbaarheid van klassen, medewerkers en faciliteiten en moet er wellicht een nieuwe splitsing worden gemaakt tussen de fysieke en online lessen.

Ook is het mogelijk dat onderwijsinstellingen bestaande regels hebben voor het scheiden van fysieke en online lessen per dag. Wanneer in zo’n geval een les van fysiek naar online, of van online naar fysiek gewijzigd wordt, kan het voorkomen dat de les niet meer op hetzelfde moment gegeven mag worden. In dit geval moet er opnieuw gekeken worden naar de mogelijkheden om de les op een ander moment te laten plaatsvinden, of naar de mogelijkheden om ook andere lessen van diezelfde dag te verplaatsen.

Verder is het mogelijk dat door de maatregelen docenten te beperkt worden in hun mogelijkheden om lessen te verzorgen, waardoor lessen door een andere medewerkers moeten worden verzorgd. Wanneer die medewerkers de lessen niet op dezelfde momenten kunnen verzorgen, kan het nodig zijn dat meerdere lessen van klassen aangepast moeten worden om alles roosterbaar te maken.

Bij dit soort aanpassingen waarbij de huidige roosterstructuur komt te vervallen is het noodzakelijk om een goede samenwerking te hebben tussen de roosterbureaus en de verschillende afdelingen. Dit soort wijzigingen vragen meer doorlooptijd dan aanpassingen waarbij de roosterstructuur behouden blijft, waardoor het een goede optie is om voor dit soort aanpassingen rekening te houden met 2 weken doorlooptijd.

Een volledig nieuw rooster

Wanneer de maatregelen dusdanig zijn dat het geplande onderwijs helemaal opnieuw gepland moet gaan worden, zorgt dat er ook voor dat er een volledig nieuw rooster gevraagd wordt. Wanneer het onderwijs opnieuw gepland moet worden, kan dit ook een hernieuwde blik naar de huidige verdeling van klassen, lesgroepen, maar ook lesdagen vragen. Om tot een zo’n volledig nieuw rooster te komen moeten de stappen uit het roosterproces opnieuw doorlopen worden. Zo kan het voorkomen dat een klas een andere lesdag krijgt toegewezen en dat hierdoor de oorspronkelijke medewerker de les niet langer kan verzorgen. Er moet dan gezocht worden naar een andere medewerker die de les kan overnemen, waarbij er ook gekeken moet worden of dit nog past binnen de beschikbare uren van de betreffende medewerker. Wanneer de medewerker geen ruimte heeft binnen zijn inzetplanning, dan moet er vervolgens weer een herverdeling plaatsvinden van andere lessen. Op deze manier kan dit proces telkens weer herhaald worden totdat alle lessen opnieuw gepland zijn.

Het is ook mogelijk dat door een verscherping van de maatregelen de lokalen minder capaciteit overhouden, waardoor groepen kleiner moeten zijn om de les te kunnen volgen. Wanneer groepen verder gesplitst worden, betekent dat dat er meer lessen gegeven moeten worden. Hierdoor zal er opnieuw naar de planning gekeken moeten worden om te kunnen zien of deze lessen allemaal door dezelfde medewerker verzorgt kunnen worden. Wellicht dat er hierdoor ook gekeken moet worden naar een mogelijke herverdeling van enkele lessen.

Sommige onderwijsinstellingen hebben gekozen om de oorspronkelijke planning aan te passen aan de corona-voorschriften, maar er zijn er ook onderwijsinstellingen waar er is gekozen om een hele andere planning te maken. Bij hen is er veelal gekozen om een aantal vakken te laten vervallen of om deze naar een andere periode te verplaatsen. Deze keuze is dan gemaakt omdat deze vakken niet te organiseren zijn binnen de corona-voorschriften van de planning van periode 1. Wanneer de corona-maatregelen worden afgeschaft, is het begrijpelijk dat er wordt geprobeerd om deze vakken alsnog te laten plaatsvinden. In dit geval zal er wel gekeken moeten worden of dit makkelijk in te passen is, wanneer dat namelijk niet het geval is zal de hele planning opnieuw bekeken moeten worden en zullen daarin aanpassingen noodzakelijk zijn. Waarna vervolgens het hele proces om te roosteren weer opnieuw zal moeten starten.

Dit soort aanpassingen vragen veel grote aanpassingen en daarbij is het noodzakelijk om een zeer hoge mate van samenwerking tussen het roosterbureau en de verschillende opleidingsmanagers te hebben. Omdat hierbij vaak de hele planning wordt gewijzigd, begint daarna eigenlijk het roosterproces overnieuw. Dit roosterproces heeft bij veel onderwijsinstellingen een doorlooptijd van 4 weken (inclusief het verzamelen van feedback van afdelingen en het verwerken van deze feedback). Bij het opnieuw doorlopen van het roosterproces is daarom de normale doorlooptijd vereist en dat betekent in veel gevallen dat dit 4 weken kan duren.

Onderstaand een visuele weergave van de doorlooptijden voor roosteraanpassingen bij nieuwe Corona-maatregelen:

Nick Brinker

Meer weten?

Wil je meer informatie over het onderwijsmodel, vul dan onderstaand formulier in.

Onze opdrachtgevers

Aarhus Universiteit

Blijf op de hoogte!

Op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen op het gebied van onderwijslogistiek? Meld u dan aan voor onze nieuwsbrief

[wpml_language_selector_widget]