Onderwijslogistiek: de basis

Onderwijslogistiek omvat het organisatie proces vanaf het oriënteren op een studie tot het afstuderen van een student. De systemen en het organiseren van het onderwijs ondersteunen het traject van de student. Onderwijslogistiek bestaat uit een keten van processen die alle afdelingen overstijgt waarin samenwerking en communicatie staat voor de kwaliteit van het proces.

Tijdens deze module ga je interactief bezig met de basis van onderwijslogistiek, verken je onderwijslogistieke modellen en het plan- en roosterproces en ervaar je waarom je als planner een belangrijke rol speelt om onderwijs mogelijk te maken.

Onderwijslogistiek bestaat uit processen die beginnen bij de oriëntatie van een student tot het afstuderen. Uit welke principes bestaat onderwijslogistiek en hoe kan keten denken je ondersteunen bij het plannen van onderwijs en/of tentamens? Tijdens deze module ga je de basis van onderwijslogistiek verkennen en krijg je antwoord op bovenstaande vragen.

Wat gaan we doen?

Tijdens deze module:

• Onderzoeken we de basisprincipes van onderwijslogistiek.
• Bespreken we het nut en de noodzaak van keten denken.
• Herkennen we hoe keten denken vertaalt kan worden naar plannen in het onderwijs.
• Vergelijken en passen we het plan- en roosterproces toe.

Ben jij werkzaam in het onderwijs en betrokken bij onderwijsplanning, roostering en/of huisvesting? Dan is deze lunchsessie iets voor jou!

Tijdens deze interactieve sessie nemen we je mee in de wereld van aanbestedingen rond onderwijslogistieke applicaties. Wat komt erbij kijken? Hoe zorg je dat je de juiste keuze maakt voor jouw organisatie? En hoe betrek je collega’s uit verschillende disciplines in dit proces?

Wat kun je verwachten?

• Inzichten in het aanbestedingsproces  

• Focus op de onderdelen markverkenning / aanbesteding /  implementatie 

• Best practises (o.a. inzet van AI) 

• Onderwijsinstelling(en) en leveranciers aan het woord 

• Tips voor samenwerking tussen onderwijs(ondersteuning), ICT en inkoop 

• Ruimte voor vragen en uitwisseling van ervaringen 

Voor wie?
Deze sessie is bedoeld voor onderwijsinstellingen / medewerkers die gaan werken met een nieuwe applicaties en/of betrokken zijn bij het aanbestedingsproces.

Heb je net een aanbesteding en/of implementatie achter de rug en wil je jouw ervaringen delen? Laat het ons weten en kom als gastspreker tijdens deze sessie!

Met de basistraining Xedule (dag)roostering ontwikkel je basisvaardigheden op het gebied van  roostering van Xedule.
Roosteren gebeurt in de Operationele Planning (OP), de zogenoemde achterkant van het plan- en roosterproces in Xedule. 

In deze training laten we zien wat roosteren in Xedule inhoudt. We gaan in op de werking van de roosterautomaat en de bijbehorende faciliteitenautomaat.
Daarnaast laten we zien hoe je handmatig wijzigingen doorvoert in het rooster op kleine en grotere schaal.  

We geven je inzicht in het gebruik van de verschillende menu’s die belangrijk zijn voor roostering. 

Deze training is geschikt voor planner/roostermakers, dag- en toetsroosteraars.
We maken je bekend met de basis van roostering in Xedule, zodat je vaardig genoeg bent om roosters te maken en onderhouden. 

Aan het einde van de training weet je: 

• Hoe je de roosterautomaat en faciliteitenautomaat kunt gebruiken 
• Hoe je wijzigingen doorvoert op dagelijks en wekelijks niveau 
• Hoe je gebruik maakt van filters om sneller te kunnen zoeken 
• Tips en trucs om sneller en efficiënter in Xedule OP te werken 

Gelieve op een ander moment ? Dat kan! Neem dan contact met ons op.

Tijdens onze werkzaamheden worden we geconfronteerd met deadlines en onze agenda lijkt soms te overspoelen met afspraken en vergaderingen. Het lijkt soms alsof anderen hun werk rustiger kunnen doen en meer de tijd ervoor hebben. Toch is dit niet altijd het geval en gaat het om het managen van je tijd en prioriteiten stellen en ervoor zorgen dat je effectief bent op een manier die bij jou past waarbij je niet over je eigen grenzen gaat.

Daar komt ook een stuk communicatie bij kijken waarbij je met de ene persoon heel makkelijk een gesprek aan kan gaan, maar bij een ander heb je het idee op weerstand te stuiten. Door bewuster te worden met welke gesprekspartners we te maken hebben en waar we zelf staan, zal communicatie makkelijker af te stemmen zijn en zorgt dit voor rust tussen jou en je collega’s.

We hebben ervaring met fysieke en online werkomgevingen, maar toch blijft het soms lastig om effectief te blijven en je tijd en communicatie goed te managen in beide omgevingen. De module “persoonlijke effectiviteit in onderwijslogistiek” focust op onze rol in onderwijslogstiek en door een praktische aanpak kijken we naar onze communicatie en identificeren we hoe we meer en betere resultaten behalen met minder inspanning en frustratie.

De jaarplanning zien we als de voorkant van het plan- en roosterproces in de applicatie Xedule. 

We maken je wegwijs in de verschillende onderdelen binnen de jaarplanning in Xedule. Je leert hoe je basisgegevens invoert en randvoorwaarden meegeeft.
Je leert hoe je een onderwijsprogramma maakt in Xedule, en hoe deze met lessen gevuld wordt. Daarbij wordt onder andere rekening gehouden met de werkverdeling. 
Ook leren we je hoe je analyses maakt en kijken we naar het oplossen van knelpunten. 
Naast bovenstaande voorbeelden komen verschillende andere onderwerpen aan bod die in de praktijk voorkomen.
Deze training is geschikt voor onderwijs- en docentplanners, teamleiders en planner/roostermakers.
Het geeft inzicht in het plan- en roosterproces zoals ingericht in Xedule en leert hoe de onderdelen met elkaar communiceren.

Hierdoor kun je het rooster zo optimaal mogelijk voorbereiden. 

Aan het einde van de training weet je: 

• Hoe de verschillende onderdelen binnen de jaarplanning eruit zien 
• Hoe je basisgegevens invoert en voorziet van randvoorwaarden 
• Hoe je analyses kunt maken en knelpunten inzichtelijk krijgt 
• Hoe je knelpunten oplost  
• Tips en trucs om sneller en efficiënter met Xedule jaarplanning te werken 

Gelieve op een ander moment ? Dat kan! Neem dan contact met ons op.

Basistraining TimeEdit Core + Viewer

TimeEdit Core is een roosterapplicatie voor onderwijsinstellingen, met de mogelijkheid de planning te delen via de TimeEdit Viewer.
De basistraining van TimeEdit Core en Viewer is bedoeld om gebruikers vertrouwd te maken met de mogelijkheden van beide systemen. 

In de training leren we je de basisgegevens in te voeren, zoals modules, cursussen, docenten, studentgroepen en locaties, in TimeEdit Core. Hierbij worden de verschillende parameters en instellingen besproken die invloed hebben op het planningsproces. Het toewijzen van docenten aan modules en cursussen en instellen van je eigen views met bijbehorende filters. 

We helpen je bij het efficiënt opstellen van roosters binnen TimeEdit Core, waarbij je leert om te gaan met variabelen zoals docentenbeschikbaarheid en locatiecapaciteit. Daarnaast laten we zien hoe je lessen in reeksen kunt plannen. 

In Viewer leren we waar je de juiste informatie kunt invullen om verschillende roosters zichtbaar te krijgen voor docenten, studenten en andere betrokkenen. Ook hier gaan we kijken naar de verdere mogelijkheden van Viewer, zoals het filteren van informatie en bekijken van specifieke tijdsperioden. 

Het uitvoeren van dagelijkse wijzigingen en last-minute aanpassingen zijn ook onderdeel van de training.  

Deze training is geschikt voor planner/roostermakers die nog niet of nauwelijks met TimeEdit gewerkt hebben.  

Aan het einde van de training weet je: 

• Hoe je basisgegevens aanmaakt en invoert 
• Hoe je een rooster maakt en deze kunt aanpassen 
• Waar de belangrijkste knoppen en functies voor dienen 
• Hoe je de Viewer het best kunt gebruiken 
• Hoe je wijzigingen beheert 
• Tips en trucs voor het gebruik van TimeEdit 

Gelieve op een ander moment ? Dat kan! Neem dan contact met ons op.

Een belangrijk eindstation voor het plan- en roosterproces! Als roosteraar ben jij de belangrijke uitvoerende factor voor het product die studenten en docenten te zien krijgen. Dit is een rol die vaak ongezien blijft, maar uitermate belangrijk voor het proces. Tijdens het maken van conceptroosters en het opleveren van eindroosters is de roostermaker de puzzel aan het oplossen tussen docentenbeschikbaarheid, studentenaanwezigheid, faciliteiten en volgordelijkheid van lessen. Dit is niet altijd een makkelijk proces en wijzigingen komen vaak aan bod, omdat het onderwijs constant in beweging is.

Als roostermaker ben je constant in gesprek met het onderwijs om een passend en wenselijk rooster te publiceren. Dit gaat niet altijd zonder slag of stoot. Door een proactieve houding te nemen in plaats van reactief, zorgen we ervoor dat de wens van docenten en studenten meegenomen wordt, zonder dat je eigen werkdruk verhoogd.

Tijdens deze module gaan we door praktische voorbeelden bezig met onderwerpen zoals effectief communiceren, inzicht krijgen in lopende processen en voorbereiden op informatie die nog gaat komen.

Wat gaan we doen?

Tijdens deze module:

• Denken we na over concepten die het ideale rooster kunnen vormen.
• Beoordelen we rooster verzoeken op complexiteit, betekenis en consequentie.
• Kijken we naar het voorbereiden van complexe gesprekken.
• Gaan we zelfs spelenderwijs bezig met een rooster!

Basistraining TermTime

TermTime is een cloud-based applicatie voor het opstellen van roosters.  Ontwikkel je vaardigheden in TermTime en wordt vertrouwd met de applicatie tijdens onze basistraining TermTime. 

In de basistraining van TermTime raak je vertrouwd met de belangrijkste functies en instellingen van het systeem. We leren je te navigeren door de applicatie om zo snel je weg te kunnen vinden.  

Na de training begrijp je hoe je basisgegevens invoert. Denk hierbij aan het aanmaken van modules en cursussen, docenten en leslokalen.  We laten je zien en ervaren hoe je tussen deze variabelen navigeert in TermTime. 

Daarnaast leer je hoe je docenten aan een cursus toevoegt en kijken we naar specifieke randvoorwaarden waaraan een les en rooster moet voldoen. 

We geven inzicht in hoe je herhaalpatronen in je rooster kunt verwerken hoe je wijzigingen kunt beheren zoals afwezigheid van docenten of verschuivingen in het rooster. 

In de basistraining worden ook praktische aspecten aangeboden zoals het omgaan met last-minute wijzigingen horend bij dag roostering, het beheren van afwezigheden en het communiceren van roosterinformatie naar alle belanghebbenden.  

Deze training is geschikt voor planner/roostermakers, zowel beginner als meer gevorderd, die nog niet of nauwelijks met TermTime gewerkt hebben. 
We bieden deze training ook aan voor volledige onderwijsteams als onderdeel van een implementatietraject van een nieuwe roosterapplicatie. 

Aan het einde van de training weet je: 

• Hoe je de basisknoppen en functies gebruikt en waarvoor ze dienen 
• Hoe je basisgegevens invoert en randvoorwaarden meegeeft 
• Hoe je roosters kunt maken 
• Hoe je wijzigingen beheert 
• Tips en trucs om sneller en efficiënter met TermTime te kunnen werken 

Gelieve op een ander moment? Dat kan! Neem dan contact met ons op.

De gevorderden training van Xedule is uitermate geschikt voor planners/roostermakers die al even met Xedule werken en het gevoel hebben nog meer uit de applicatie te kunnen halen. We gaan in op functionaliteiten die over het algemeen minder gebruikt worden en laten zien hoe veelgebruikte functionaliteiten nog efficiënter ingezet kunnen worden. Daarnaast nemen we uitgebreid de tijd om vooraf ingestuurde User Cases te behandelen. Zo druk jij een stempel op je eigen training!

Efficiënt gebruik aan de voorkant gaat natuurlijk niet zonder goed onderhoud aan de achterkant. Daarom geven we ook een kijkje in de keuken van de applicatie en gaan we kort in op het functioneel beheer van Xedule. We leren je wat de verhouding is tussen gebruiksbeheer en functionaliteitenbeheer en hoe deze met elkaar communiceren.

Aan het eind van deze training weet je:

• Welke functionaliteiten er zijn binnen Xedule
• Tips en trucs om sneller en efficiënter met Xedule jaarplanning en Xedule OP te werken
• Hoe je dagelijkse uitdagingen die je nu ervaart kunt oplossen
• Wat gebruiks- en functionaliteitenbeheer inhoudt.

Gelieve op een ander moment? Dat kan! Neem dan contact met ons op.

Ontdek de kracht van Data Driven Onderwijslogistiek met Power BI!
Wil je graag meer inzicht krijgen in je onderwijsplanning en roosters?
Ben je geïnteresseerd in het visualiseren van data om betere beslissingen te nemen?
Dan is deze workshop iets voor jou!

Dag 1:  Maandag 26 oktober
Dag 2:  Dinsdag 27 oktober*

*Dag 1 is een workshop op zichzelf, dag 2 is uitsluitend toegankelijk voor deelnemers die ook dag 1 hebben bijgewoond.

Tijdens de workshop wordt enige theorie behandeld, voor zover dat nodig is om zelf aan de slag te kunnen gaan. Deelnemers zijn een groot deel van de tijd zelf praktisch bezig in Power BI. 

Voorkennis is niet vereist, en afhankelijk van het kennisniveau van de deelnemers kan eventueel dieper op bepaalde onderwerpen worden ingegaan. 

De volgende onderwerpen worden behandeld: 

Dag 1 

• Inleiding Business Intelligence 
• Inleiding Power BI 
• ETL (Extract, Transform, Load): Hoe kan data bewerkt worden? 

Lunch 

• Visualisaties en filtering 
• Dashboarding 

Op het eind van dag 1 heeft de deelnemer zelf, op basis van een voorbeeld dataset, een klein dashboard gemaakt met daarin enkele visualisaties. 

Dag 2 

• Koppelen van meerdere databronnen 
• Parameters  
• Korte inleiding ‘what-if’-scenario’s 
• ETL: Verdieping in de taal DAX 

Lunch & afsluiting 

Na dag 2 heeft de deelnemer, eventueel met een eigen dataset, het dashboard op enkele concrete punten verbeterd.  

Deelnamekosten dag 1: €700,-
Deelnamekosten dag 1 en dag 2: €1100,-

Lunchsessie: Slimme m²: Smart Building in het onderwijs; van bezetting naar benutting

Onderwijsgebouwen worden vaak strak gepland, maar zijn in de praktijk wisselend bezet. In deze lunchsessie laten we zien hoe smart building data (sensoren, toegang/WiFi en klimaatdata) in combinatie met roosterinformatie zorgt voor een realistisch beeld van zowel bezetting als benutting van onderwijsruimtes.

We maken inzichtelijk waar over- en ondercapaciteit zit, waar no-shows optreden en welke ruimtetypes (zoals collegezalen, lokalen en projectruimtes) niet optimaal worden gebruikt. Aan de hand van concrete voorbeelden laten we zien hoe je hiermee roosters optimaliseert, vierkante meters efficiënter inzet en beter onderbouwde keuzes maakt in huisvesting en investeringen, met oog voor comfort en duurzaamheid.

Je gaat naar huis met praktische vuistregels, KPI’s en direct toepasbare stappen om jouw onderwijshuisvesting slimmer te organiseren.

Wat kun je verwachten? 

• Inzicht in de optimale inzet van onderwijsruimtes met behulp van smart building data
• Best practices uit de praktijk
• Verhalen van onderwijsinstellingen en leveranciers
• Tips voor samenwerking tussen onderwijs, onderwijslogistiek en huisvesting
• Ruimte voor vragen en het uitwisselen van ervaringen

Programma: 

11:00- 11:10    Intro/kennismaking

11:10-11:30     Business case 

11:30-12:00    Business case 

12:00-12:30    Pauze

12:30 -13:30    Discussiepanel

Voor wie?
Deze sessie is bedoeld voor professionals binnen onderwijsinstellingen die zich bezighouden met onderwijslogistiek en huisvesting.