Gerben Vaanholt

Mijn naam is Gerben Vaanholt en sinds 1 januari 2019 ben ik werkzaam bij Senz Interim. Ik heb mijn hele werkzame leven tot nu toe in het voortgezet onderwijs gewerkt. Ik ben hier begonnen als docent wiskunde, heb vele verschillende functies vervuld en heb de laatste jaren gewerkt als leidinggevende van een onderwijsteam. Een uitdagende en leuke baan. Ik heb in die jaren veel kennis en ervaring opgedaan met het ontwikkelen van onderwijs, het aansturen en leidinggeven aan onderwijsteams en het aansturen en uitvoeren van het onderwijslogistieke proces.

Voor mij is het nu tijd om een volgende stap in mijn loopbaan te zetten. Bij Senz Interim krijg ik de kans om de kennis die ik afgelopen jaren heb opgedaan over en in het onderwijs, in te zetten om andere (onderwijs)organisaties verder te helpen in het proces van roostering, planning en het vertalen van (onderwijskundige) visie naar het onderwijslogistieke proces. In deze rol kan ik mijn ambitie om te zorgen voor kwalitatief en goed georganiseerd onderwijs waar maken, door het begeleiden, aansturen en ondersteunen van (onderwijs)organisaties.

Heeft u een vraag of hulp nodig? Ik ben te bereiken via gerben.vaanholt@senzinterim.nl

Rianne Kokhuis

Afgelopen januari ben ik gestart bij Senz Interim als Junior Consultant Planning en Roostering. Een mooie kans voor mij om een ander werkveld te ontdekken en mij erin te ontwikkelen. In voorgaande jaren ben ik werkzaam geweest in de financiële dienstverlening, onder andere als personeelsplanner. In deze periode heb ik voor mijzelf ontdekt dat in het roosteren mijn passie ligt en waar ik energie van krijg. De altijd terugkerende puzzel van het roosteren in de dynamische omgeving van het onderwijs klinkt voor mij als muziek in de oren waar ik graag mijn kwaliteiten voor in wil zetten. Deze kans heb ik dan ook met beide handen aangegrepen door te starten bij Senz Interim. Naast het roosteren wil ik mij ontwikkelen en inzetten voor vraagstukken en uitdagingen die er ontstaan binnen de onderwijsinstellingen.

Loopt u binnen uw onderwijsinstelling ergens tegen aan? Schakel mij dan in! Ik ben te bereiken via rianne.kokhuis@senzinterim.nl

In het MBO, HBO en WO zijn onderwijsinstellingen zelf verantwoordelijk voor de huisvesting. Dit wordt deels bekostigd middels een rijksbijdrage, deze bijdrage wordt als lumpsum uitgekeerd. Dit houdt in dat onderwijsinstellingen een vergoeding krijgen op basis van het aantal ingeschreven studenten. De besteding van deze bijdrage kunnen instellingen vervolgens zelf bepalen. De geschatte investeringen in huisvesting in het MBO, HBO en WO bedragen zo’n 4 miljard euro in de komende jaren.

Dit is een fors bedrag. Meer investeren in huisvesting betekent automatisch minder investeren in personeel, onderwijsontwikkeling en onderwijsondersteuning. Allen essentiële onderdelen voor de kwaliteit van het onderwijs. Inefficiënt gebruik van lokalen binnen een schoolgebouw betekent niet alleen een verspilling van ruimte (en dus het maken van onnodige kosten), maar heeft ook indirect gevolgen op de kwaliteit van het onderwijs.

Het slimmer investeren in huisvesting wordt met de komst van e-learning en afstandsonderwijs steeds belangrijker. Waar voorheen op basis van het aantal studentinschrijvingen redelijk snel een inschatting gemaakt kon worden voor de benodigde huisvesting, is dit tegenwoordig een stuk complexer. Niet alleen e-learning en afstandsonderwijs zijn hier een belangrijke oorzaak van, ook de continu veranderende vorm van onderwijs speelt een rol. Denk hierbij aan kleiner wordende klassen, het aanbod van individueel onderwijs of verschillende vormen van onderwijs.

De vraag naar huisvesting wordt deels bepaald tijdens het roosteren, waarbij de roosters o.a. afhankelijk zijn van de beschikbaarheid van docenten. De beschikbaarheid van docenten is op haar beurt weer afhankelijk van de beschikbare financiële middelen. Dit alles benadrukt dan ook dat huisvesting sterk in relatie staat tot onderwijslogistiek. Onderstaande vraagstukken, welke grotendeels bij roostermakers bekend zijn, kunnen dan ook zeer waardevol zijn voor het bepalen van de benodigde huisvesting op zowel korte- als lange termijn:

Wat is de vraag naar de verschillende type lokalen gedurende een onderwijsperiode?

Welke capaciteit wordt gevraagd? Bijvoorbeeld; hoeveel lokalen met een capaciteit van 20 studenten hebben wij nodig?

Hoe vol zitten de lokalen daadwerkelijk en hoe ervaren studenten de bezetting van de lokalen?

Is de vraag naar bepaalde lokalen in alle perioden of gedurende een week gelijk? Of kunnen wij lokalen flexibeler inrichten zodat een lokaal anders ingericht kan worden op basis van de vraag?

Wordt het maximale rendement behaald uit de huidige manier van zalen toewijzen?

Wat vinden studenten van het huidige ruimtegebruik? Kunnen ze makkelijk een werkplek vinden en / of reserveren?

Senz. Interim ondersteunt u graag in het beantwoorden van bovenstaande vraagstukken.

Op woensdag 28 maart 2018 heeft Senz. Interim de workshop “LEAN in het roosterproces” verzorgd. Van verschillende onderwijsinstellingen, uit zowel het middelbaar- als het hoger onderwijs, waren er medewerkers van roosterafdelingen aanwezig. 

De “LEAN-werkwijze” zien wij nog weinig terug in het onderwijslogistieke proces. Dit terwijl onderwijslogistiek zich kenmerkt als een keten aan processen welke je graag zo efficiënt mogelijk inricht. Met name in het plan- en roosterproces is er al snel sprake van verspillingen, denk bijvoorbeeld aan te late of verkeerde aanlevering van lesgegevens of het wachten op feedback op conceptroosters. De basisprincipes van LEAN zijn eenvoudig te begrijpen, iedereen kan er direct mee aan de slag.

De workshop bestaat afwisselend uit theorie en opdrachten om het geleerde direct in praktijk te brengen. Na een korte uitleg kregen de deelnemers dan ook meteen de eerste opdracht en gingen ze aan de slag. Al snel werd duidelijk dat het denken in ketens en dat de communicatie met je ketenpartners belangrijk zijn voor het uitvoeren van alle opdrachten. Er werd uitgebreid gesproken over de basisbeginselen van LEAN en wanneer LEAN wel en niet toepasbaar is. Bij ieder onderdeel werd er een link gelegd naar de onderwijslogistiek waardoor de toepasbaarheid op de eigen plan- en roosterprocessen duidelijk werd.

“Ik vond deze workshop een eyeopener die direct input geeft om het in de praktijk toe te passen; veel geleerd door de afwisseling van theorie en praktische oefeningen. Ook de intervisie met andere collega’s was waardevol en leuk”

Aan het einde van de workshop hadden alle deelnemers een beeld van de basisbeginselen van LEAN en hoe zij die zouden kunnen inzetten om te kijken naar de processen in hun eigen onderwijsinstelling.

“Tijdens de workshop “LEAN in het roosterproces“ van Senz. Interim worden deelnemers uitgedaagd om op een actieve manier te ervaren hoe processen verbeterd kunnen worden en hoe de theorie rondom LEAN behulpzaam kan zijn voor de eigen praktijk. Doordat de workshop toegespitst was op onderwijslogistiek kwam er een goede discussie op gang en was het een leerzame ervaring voor mij als roostermaker.”

 

Deze workshop staat eind mei wederom gepland. Daarnaast zijn wij druk bezig met de voorbereidingen voor de volgende workshops. Benieuwd welke dat zijn? Kijk dan op onze website of schrijf je hier in voor onze nieuwsbrief om op de hoogte te blijven.

Geïnteresseerd geraakt na deze blog? De workshop kunnen wij op verzoek ook op locatie bij onderwijsinstellingen verzorgen om bijvoorbeeld bewustwording te creëren op roosterafdelingen of in teams van roostermakers en proces- of inzetcoördinatoren.

Op woensdag 14 maart 2018 heeft Senz. Interim de workshop “Optimale Lokaalbenutting” georganiseerd. Van 7 verschillende onderwijsinstellingen, uit zowel het middelbaar- als het hoger onderwijs, waren er medewerkers van rooster- en huisvesting afdelingen aanwezig.

De doelstelling van de workshop was om kennis te delen en van elkaar te leren. Tijdens de workshop werden onderwerpen besproken zoals:
* Wat is nou eigenlijk optimale lokaalbenutting?

* Waarom nadenken over de lokaalbenutting?

* Welke invloed heb je hier als roostermaker op?

* Wat is het belang van een goede afstemming tussen een afdeling roostering en huisvesting?

Over en weer werden veel vragen gesteld en ontstonden er interessante discussies, een teken dat het onderwerp leeft en veel onderwijsinstellingen hiermee worstelen. Al snel werd duidelijk dat er geen eenduidige definitie voor optimale lokaalbenutting bestaat en dat dit erg afhankelijk is van het type onderwijs. De deelnemers waren het met elkaar eens dat het van belang is om met elkaar randvoorwaarden en uitgangspunten vast te stellen. Dit in nauwe samenwerking met onder andere de afdeling huisvesting. “De roostermaker zou veel eerder in het proces betrokken moeten zijn” is enkele malen genoemd en kenmerkt dan ook de veranderende rol van roostermaker. Tijdens de workshop is gebleken dat je als roostermaker met eenvoudige bezettingsoverzichten invloed kunt hebben op huisvesting. Hierbij dient wel benadrukt te worden om goed na te denken welke overzichten je deelt en met welke boodschap. Want een lokaalbezetting van 80% zegt niks over de benutte capaciteit of de geschiktheid van zalen. De stellingen “Het is niet erg indien er een groep van 10 studenten in een lokaal met een capaciteit van 40 zit” en “Het plaatsen van alle lessen is belangrijker dan de juiste les in het juiste lokaal” gaven dan ook genoeg aanleiding voor discussie. Door de aanwezigheid van de afdeling huisvesting, werd aan beide kanten meer bewustwording gecreëerd. Een van de conclusies was dat beide afdelingen veel eerder met elkaar in gesprek moeten tijdens het plan- en roosterproces. Kortom; een zeer geslaagde workshop!

De workshop zal later dit jaar opnieuw aangeboden worden. Daarnaast zijn wij alweer druk bezig met de voorbereidingen voor de volgende workshops. Benieuwd welke dat zijn? Kijk dan op onze website of schrijf je hier in voor onze nieuwsbrief om op de hoogte te blijven.

Geïnteresseerd geraakt na deze blog? De workshop kunnen wij op verzoek ook intern verzorgen voor rooster- en huisvesting afdelingen om bewustwording te creëren.

De definitie van onderwijslogistiek is volgens ons: “de samenhang van alle mensen, middelen en processen die invloed hebben op de Student Lifecycle. Een gedegen onderwijslogistiek is erop gericht om de balans te vinden tussen het voldoen aan de wettelijke eisen, financiële haalbaarheid en het verhogen van de studenttevredenheid”. Onderwijslogistiek is verweven in de gehele onderwijsinstelling. Van directie tot roostermakers tot examencommissie. Onderwijslogistiek bestaat dan ook uit een keten van processen welke in een ideale situatie naadloos op elkaar aansluiten. De medewerkers zijn degene die werken met de processen, ondersteund door diverse middelen. De samenwerking tussen de betrokkenen speelt dan ook een belangrijke rol voor het succes van onderwijslogistiek.

Helaas zien wij nog vaak dat er sprake is van weinig integrale samenwerking. Verbetervoorstellen zijn er veelal op gericht om een proces van een bepaalde afdeling te verbeteren, terwijl de verbetering van de gehele onderwijslogistiek het uitgangspunt zou moeten zijn. Aangezien processen afdeling overstijgend zijn, is het van belang dat de juiste medewerkers van de diverse afdelingen met elkaar in gesprek gaan om kennis te delen, kennis welke veelal in de hoofden van de medewerkers zit. Om dit te verwezenlijken zijn er volgens ons 2 belangrijke voorwaarden;

– Men is op de hoogte zijn van de aanwezige kennis binnen een onderwijsinstelling

– Men kent de invloed van processen op de gehele onderwijslogistiek

Indien niet aan deze voorwaarden voldaan wordt, blijven ontwikkelingen vanuit enkele personen komen, zonder de gevolgen te toetsen met de belangrijkste stakeholders. Het gevolg is dat processen niet optimaal op elkaar aansluiten, knelpunten niet zichtbaar of bespreekbaar worden gemaakt en processen naar eigen inzicht ingevuld worden. Juist met het realiseren van integrale samenwerking stimuleer je de betrokkenheid, kennisdeling en uiteindelijk de ontwikkeling van de gehele onderwijslogistiek.

Naast bewustwording van bovenstaande speelt persoonlijke effectiviteit ook een belangrijke rol. Medewerkers hebben vaak meer kennis invloed dan zij zelf denken. Tijdens de 3-daagse training “Grip op onderwijslogistiek” krijgen deelnemers handvaten hoe zij de eigen kennis en kwaliteiten in kunnen zetten om invloed uit te kunnen oefenen op onderwijslogistiek. Benieuwd naar deze training? Volg ons op LinkedIn of houdt onze website in de gaten.

Uit het rapport “Werkbeleving in Hogescholen” blijkt dat medewerkers de “samenwerking tussen teams/opleidingen” in 2016 beoordelen met een 6,0 (uit 10). De mate waarin men elkaar aanspreekt op verantwoordelijkheden beoordeelt men met een 6,5. Onderwijslogistiek kenmerkt zich als een procesketen, waarbij de samenwerking tussen processen erg belangrijk is. Wanneer deze er niet is, is de kans groot dat niet het maximale rendement uit de gehele onderwijslogistiek behaald wordt en er verschillen kunnen gaan ontstaan binnen de onderwijsinstelling. Dit beeld wordt deels bevestigd door een analyse van de Nationale Studenten Enquête 2017. Hieruit blijkt dat er binnen de onderwijsinstellingen grote verschillen zitten in de mate van tevredenheid over o.a. de roosters per sector. Gemiddeld zit er qua algemene studenttevredenheid van de roosters per sector een verschil van 0,49 (op een schaal van 5). Bij sommige onderwijsinstellingen is er zelfs een verschil van 1,46 tussen het hoogst- en laagst gegeven cijfer over de studeerbaarheid van roosters.

Ook wij komen nog veel verschillende werkwijzen en te weinig standaardisatie tegen binnen onderwijsinstellingen. Door samen te werken, de sterke punten uit te lichten en de verbeterpunten integraal aan te pakken creëert men een optimale onderwijslogistieke procesketen.

Hierbij zijn medewerkers in het onderwijslogistieke proces een belangrijke spil. Zij kunnen het verschil maken, als team en als individu. Ieder vanuit zijn of haar eigen professie. Een roostermaker kan invloed uitoefenen op de studenttevredenheid over o.a. de roosters. Hiervoor moet wel de werkbeleving van de roostermaker optimaal zijn en het talent van de roostermaker op de juiste wijze worden ingezet.

Middels de stimuleringsregeling “Vernieuwende HR-projecten” kun je onderwijslogistieke teams een boost geven om uiteindelijk de studenttevredenheid te verbeteren.

Wilt u meer weten over dit onderwerp? Neem geheel vrijblijvend contact met ons op.

Onze opdrachtgevers

Blijf op de hoogte!

Op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen op het gebied van onderwijslogistiek? Meld u dan aan voor onze nieuwsbrief