Mijn eerste opdracht bij Senz Interim, begon als projectcoördinator bij EarlyBridge. Nu het project is voltooid, kan ik niets anders dan terugkijken op de prachtige ervaring dat het voor me is geweest, waarin samenwerken met een fantastisch team en bijdragen aan hun missie centraal stonden.

Het proces begon met een grondige analyse van de bestaande systemen en processen. Als coördinator was het mijn taak ervoor te zorgen dat alle betrokken partijen, zowel intern als extern, op één lijn zaten. Dit vereiste open communicatie, het identificeren van knelpunten en het vaststellen van duidelijke doelstellingen.
Het project verliep soepel dankzij de open en duidelijke communicatie en de regelmatige voortgangsrapportages. Het implementeren van veranderingen in een organisatie is vaak uitdagend, maar door een gestructureerde aanpak konden we weerstand minimaliseren. Het team werd actief betrokken bij het veranderingsproces, wat resulteerde in een soepele en tevreden overgang.
In de afgelopen maanden hebben we uitdagingen aangepakt, veel en goed samengewerkt een ons ingezet voor het verbeteren en faciliteren van processen. De verschillende prestaties van het project tonen de toewijding, inzet en innovatie die het team van EarlyBridge heeft laten zien.

Als projectcoördinator was het mijn verantwoordelijkheid ervoor te zorgen dat het eindproduct voldeed aan de verwachtingen en behoeften van alle belanghebbenden. Dit vereiste flexibiliteit en het vermogen om snel te reageren op feedback.

Ik heb veel geleerd in deze rol, vooral over communicatie met verschillende soorten bedrijven, van projectplanning tot coördinatie, implementatie en evaluatie. Het was een mooie kans om mijn vaardigheden verder te ontwikkelen en professioneel te groeien. Ik kijk ernaar uit om de waardevolle ervaringen van deze opdracht mee te nemen naar mijn toekomstige opdrachten.

Als formatieplanner vervul je een essentiële functie als schakel tussen het schoolbestuur en het onderwijzend personeel met betrekking tot personeelsbezetting. Gedurende de afgelopen zes maanden heb ik de rol van formatieplanner mogen vervullen bij het Liemers College. Tijdens deze opdracht was het mijn verantwoordelijkheid, samen met een collega, om alle facetten van personeelsbezetting te coördineren. Concreet betekende dit dat we in samenspraak met de schoolleiding de personeelsplanning opstelden op basis van de begroting en de verwachte leerlingenaantallen. Deze personeelsplanning diende als basis voor het verdelen van de lessen en toewijzen van docenten aan verschillende klassen.

Het proces van lesroosters maken gebeurde in goede samenwerking met zowel het onderwijzend personeel als de schoolleiding. Als formatieplanner fungeerde ik als de schakel tussen deze twee groepen, waarbij ik erop toezag dat de personeelsbezetting binnen de vastgestelde formatieruimte bleef. Daarnaast had ik de verantwoordelijkheid om het proces van leerling prognoses te bewaken, zodat de teamleiders tijdig de voorspellingen inzichtelijk hadden en keuzes voor vakkenpakketten aan konden leveren. Deze gegevens zijn cruciaal voor het bepalen van de klassenindeling.

Gedurende het huidige schooljaar lag mijn voornaamste taak als formatieplanner bij het zorgvuldig beheren van alle aspecten van docentenuren, waaronder verlofuren, ziekteverzuim en vervanging. Ik rapporteerde aan de schoolleiding over docenten die te veel of te weinig uren hadden op hun roosters, zodat zij indien nodig konden bijsturen.

Kortom, de rol van formatieplanner is zeer divers en omvat essentiële verantwoordelijkheden als de verbindende schakel tussen de schoolleiding en het onderwijzend personeel. Als formatieplanner speel je een adviserende en informatieve rol, waarbij je streeft naar het faciliteren van iedereen om de juiste beslissingen te kunnen nemen. Bij het Liemers College hebben we opgemerkt dat deze rol in de loop der tijd is veranderd, waarbij de schoolleiding en teamleiders steeds actiever betrokken raakten bij beslissingen omtrent de personeelsbezetting, terwijl de formatieplanner meer een adviesrol op zich nam.

Onderwijslogistiek model
Inmiddels bestaat het onderwijslogistieke model al weer een aantal jaren. Het model is ontwikkelt binnen het hoger onderwijs door SURF, en wordt het nu veel gebruikt bij onderwijsinstellingen om het gesprek over onderwijslogistiek op gang te brengen. Als je het model bekijkt gaat de onderwijslogistiek verder dan alleen het plan- en roosterproces. Het model beklijft eigenlijk alles wat nodig is om dat wat als onderwijs ontwikkeld is ook daadwerkelijk in de praktijk met de studenten uit te kunnen voeren. In de praktijk blijkt dat docenten bij de uitvoering van het onderwijs zich niet helemaal meer herkennen in wat ze ooit opgeschreven hebben in een OER of studiegids. Aan de ene kant omdat het bijna niet uitvoerbaar is, maar soms ook omdat er in de ketens informatie verloren gaat.

Als je in detail naar het model kijkt, zijn een drietal componenten te onderscheiden:
• Onderwijsontwikkeling, het vastleggen van de voorbereidingen van een opleiding, regelgeving, de modules en toetsen.
• Bedrijfsvoering, alles wat nodig is om dat wat bedacht is ook daadwerkelijk in de praktijk met de studenten uit te kunnen voeren.
• Onderwijs, daar waar het contact met de studenten plaats vindt en de student zijn eigen proces doorloopt, van oriëntatie op een opleiding tot het uiteindelijk voldoen aan alle eisen, zodat de student een certificaat of diploma krijgt.

Voor het beschrijven van de honingraatjes uit het model gebruikt Senz Interim o.a. de Lean methoden RASCI en SIPOC. Hieronder is een voorbeeld uitgewerkt met de SIPOC methode:

Naast het beschrijven van de processen binnen het model is het ook mogelijk om na te denken over hoe de informatie m.b.t. het onderwijs en de studenten door het model gaat. Output van het ene honingraatje kan weer input zijn voor een ander honingraatje en zo ontstaan ketens van informatie die door het model verweven zijn.
• In eerste instantie verloopt de stroom van links naar rechts, dus van ontwikkeling naar de daadwerkelijke uitvoering van het onderwijs.
• Vanaf het punt Onderwijs en Toetsing draait de informatiestroom in het systeem, en gaat de informatie van rechts naar links.
• Het eindpunt van de informatiestroom is management informatie wat weer input moet zijn om het onderwijs verder te ontwikkelen.

Het is interessant om als onderwijsinstelling na te denken over hoe al deze honingraatjes zijn ingevuld en daar zouden wij vanuit Senz Interim een bijdrage aan kunnen leveren.
In een volgende blog gaan we dieper in op de integrale data binnen het onderwijslogistieke model.

Senz Interim levert advies- en interim-werkzaamheden op tactisch en strategisch niveau bij onderwijsinstellingen in het VO, MBO, HBO en WO.
Zo zijn we bij onderwijsinstellingen o.a. betrokken als adviseur, beleidsontwikkelaar, implementatieleider of -begeleider, interim-manager en als business- of procesanalist.

In deze blog nemen we u mee in onze werkwijze bij de uitvoering van onze quickscan.

1. Wat is een quickscan?
Onze quickscan is, zoals de naam het al zegt, een snelle wijze om inzicht te krijgen in een bepaald vraagstuk of proces. Door hierbij enkel in te gaan op de oorzaak van het probleem, zonder het probleem concreet op te lossen, kunnen wij de opdrachtgever snel inzicht geven in knelpunten in het proces. Wij beschrijven de oorzaken van het probleem en formuleren aanbevelingen om de knelpunten op te lossen. De wijze waarop de aanbevelingen vervolgens uitgewerkt worden is aan de opdrachtgever. Echter, veel opdrachtgevers kiezen ervoor om ook dit uit handen te geven aan ons; in dat geval loopt de uitvoering van de quickscan naadloos over in het uitwerken en implementeren van de aanbevelingen.

2. Hoe voeren wij de quickscan uit?
Nadat wij van een onderwijsinstelling de vraag hebben gekregen om hun proces te analyseren starten wij met een intakegesprek. Dit gesprek gebruiken we om de vraagstelling helder te krijgen en de wederzijdse verwachtingen helder te krijgen. We leveren hier maatwerk en passen de quickscan voor elke onderwijsinstelling aan naar hun specifieke vraag, situatie en behoefte.

De aangepaste quickscan leggen we in een persoonlijk gesprek aan zoveel mogelijk betrokkenen van het proces voor. Wij voeren deze gesprekken in de regel met 2 consultants. Onze ervaring is dat dit het uiteindelijke resultaat ten goede komt; de analyse is scherper en eventuele persoonlijke interpretatie wordt op deze manier uitgesloten.
De resultaten van deze gesprekken geven wij indien mogelijk visueel weer (zie Figuur 1), zodat de onderwijsinstelling op eenvoudige wijze de uitkomst van de quickscan kan aflezen.

In onze terugkoppeling aan de opdrachtgever(s) is deze visuele weergave onderdeel van onze presentatie. Daarnaast beschrijven wij onze conclusies en aanbevelingen op de hoofdonderwerpen ter verbetering van het proces van de onderwijsinstelling. De quickscan kan als losstaand onderdeel uitgevoerd worden, echter, dit levert nog geen concrete verbeteringen op, enkel aanbevelingen.

Op hoofdlijnen zijn er 4 fases te onderscheiden.

De eerste fase richt zich op het verhelderen van de vraag / het probleem.
 Wat is de exacte vraag van de opdrachtgever?
 Wat verwacht de opdrachtgever als resultaat?
 Wie zijn betrokken bij het betreffende proces?

De tweede fase staat in het teken van het verkrijgen van de benodigde informatie.
 Interviews met betrokkenen
 Documenten vergaren

In de derde fase van het proces zijn we minder bij de opdrachtgever aanwezig. In deze fase analyseren en verwerken we alle verkregen data om het proces met de knelpunten inzichtelijk te maken.
 Analyse van de interviews
 Documenten analyse
 Waar nodig aanvullende informatie ophalen
 Verwerking van de analyses
 Opstellen rapport, aanbevelingen en terugkoppeling

De vierde fase is de terugkoppeling van de resultaten naar de opdrachtgever.

Schematisch ziet dat er zo uit:

Doordat we proberen om de informatie zo volledig mogelijk te verkrijgen in fase 2 van de quickscan kunnen we de tijdsinvestering, en dus de kosten, tot een minimum beperken.
De totale tijdsinvestering van onze quickscan hangt natuurlijk wel af van de complexiteit en grootte van het vraagstuk.

3. Het preventief uitvoeren van een quickscan.
Het grootste deel van de aanvragen naar een quickscan zijn geboren uit een situatie van onvrede. Een of meerdere processen roepen frustratie op, gaan niet zoals ze moeten gaan, of zijn niet werkbaar. Er speelt veel, er zijn ideeën (meestal voortkomend uit een bepaald gevoel) waar dit aan zou kunnen leggen, maar het concretiseren van deze oorzaken lukt intern, om allerlei verschillende redenen, niet. Vaak manifesteren deze problemen zich in het uiteindelijke lesrooster, immers het lesrooster is datgene waar iedereen binnen een onderwijsinstelling dagelijks mee te maken heeft. Het is de basis van het onderwijs dat gegeven wordt en van de werkzaamheden van de medewerkers.
Dit is vaak het moment dat wij ingeschakeld worden.
Eigenlijk jammer, want zover zou het niet moeten komen. Het periodiek scannen van je eigen proces, zou vroegtijdig problemen aan het licht moeten brengen, zodat je hier op kunt acteren. In de praktijk zien we echter dan een analyse van het proces pas wordt gemaakt op het moment dat de onvrede en frustratie heel groot is. Een gemiste kans.

Ook hier geldt: Voorkomen is beter dan genezen.

Wilt u meer informatie over hoe de quickscan voor uw onderwijsinstelling een waardevolle start kan zijn voor het onderwijslogistieke proces? Neem dan contact met ons op voor meer informatie!