Benut dit jaar nog jouw opleidingsbudget!

Wist je dat er meer mogelijkheden zijn om je opleidingsbudget in te zetten dan je wellicht denkt? Misschien weet je niet goed wat jouw opleidingsmogelijkheden zijn, of weet je wel wat er mogelijk is, maar niet welke opleiding of training het beste bij je past.

In de meeste onderwijs cao’s is een opleidingsbudget opgenomen. Een persoonlijk budget waar jij als werknemer gebruik van kunt maken om jezelf te professionaliseren. Een budget waar je als medewerker recht op hebt.

Lees hier hoe jij jouw opleidingsbudget kunt inzetten!

Check de mogelijkheden bij jouw onderwijsinstelling

Dit kun je doen door je arbeidsvoorwaarden (CAO) er op na te slaan, je leidinggevende aan te spreken of door contact op te nemen met de HR-afdeling of personeelszaken. Vraag ook eens rond bij collega’s, ook zij kunnen je vaak verder helpen.

Weet waarom jij je wilt ontwikkelen

Je talenten ontwikkelen en de regie nemen in je persoonlijke groei zorgt voor betere prestaties op de werkvloer; een win-win situatie. Daarnaast zorgt werken aan je persoonlijke ontwikkeling voor nieuwe energie, motivatie en meer werkplezier. Maak voor je leidinggevende concreet wat dit voor jouw onderwijsinstelling kan opleveren.

Weet waarin je je wilt ontwikkelen

Bepaal waarin jij je verder wilt ontwikkelen. Bedenk waar je naar toe wilt groeien. Waar liggen je ambities, waar wil je meer over leren, waar krijg je energie van?

Heb je hier hulp bij nodig?

Senz Interim verzorgt op allerlei vlakken binnen onderwijslogistiek trainingen, workshops en coaching trajecten. Door onze jarenlange ervaring op het gebied van onderwijslogistiek, training en coaching kunnen wij praktische, inspirerende en passende coaching en training verzorgen.
Ook leveren mij maatwerk trajecten. Ben je op zoek, maar weet je nog niet zo goed waarnaar, of kun je geen passende training voor jouw vraag vinden, neem dan contact met ons op. Grote kans dat wij je met een maatwerk traject, passend bij jouw vraag en situatie kunnen helpen.

Zet je opleidingsbudget van dit jaar nu nog in en start in 2022.

Wil je jouw opleidingsbudget voor 2021 inzetten, maar pas volgend jaar starten met een opleiding, workshop, training of coaching traject? Geen probleem! Meld je dan voor 24 december aan voor een opleiding of training en vermeld bij je inschrijving in het opmerkingenveld dat je de factuur nog dit jaar wilt ontvangen. Wij zorgen er dan voor dat je de factuur nog dit jaar ontvangt en je in 2022 kunt starten.

Wil je het opleidingsbudget inzetten voor een incompany training of een op maat geschreven ontwikkeltraject?

Ook voor incompany en maatwerk trajecten geldt dat je de factuur nog dit jaar kunt ontvangen en volgend jaar kunt starten met het ontwikkeltraject. Wij helpen je graag verder. Bel voor een oriënterend en vrijblijvend gesprek naar 085-3031491 of mail naar info@senzinterim.nl 

Aan het woord: afstudeerder Nathan en begeleider Jeroen

Afstudeerder Nathan aan het woord 

Mijn naam is Nathan Hoogendoorn en studeer Technische Bedrijfskunde aan de Universiteit Twente.  Rond februari van dit jaar ben ik in contact gekomen met Senz Interim. Zij hadden een idee voor een afstudeeropdracht en deze hebben ze via NOVELT gecommuniceerd. Hierop heb ik gereageerd en ik werd uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek. Voor Senz en voor mij bleek het een passende afstudeeropdracht zijn, dus de overeenkomst werd snel getekend en ik kon aan de slag. Wat toen nog weken voor me lag, is nu weer voorbij. Vooral de laatste tien weken waarin ik de tijd had om mijn stage af te ronden zijn werkelijk voorbij gevlogen.

Tijdens mijn stage ben ik druk bezig geweest om inzichten te creëren binnen het proces van roosteren en plannen. De eerste periode was toegewijd aan het vooronderzoek; het maken van een probleemanalyse en een plan van aanpak werd hierin gerealiseerd. Hieruit bleek dat er behoefte was aan transparante en visuele methodes binnen Senz Interim om inzichten te krijgen in de gevolgen van veranderingen binnen het planningsproces. Het kwam erop neer dat de focus van mijn opdracht lag aan het bijdragen aan de ontwikkeling van Business Intelligence (BI) binnen Senz Interim.

In de loop van april begon het traject van tien weken waarin ik fulltime mijn afstudeeropdracht zou afronden. Samen met een goede samenwerking met mijn collega’s van Senz Interim, Jeroen Overmars in het bijzonder, heb ik alle stappen van mijn opdracht kunnen doorlopen.

De eerste stap was om indicatoren te identificeren die de prestatie van een planning kunnen weergeven. Vervolgens werd er onderzocht hoe deze indicatoren het best weergegeven konden worden op een dashboard. Binnen deze stap werden verschillende aspecten van dashboard visualisatie aangekaart voor de ontwikkelingen van klantvriendelijke en efficiënte dashboards.

Daarnaast is er onderzocht welke BI tool het best passende was voor mijn onderzoek en de ontwikkeling van BI binnen Senz Interim. Na verschillende tools te hebben vergeleken en beoordeeld op allerlei relevante criteria kwam Tableau als beste naar voren.

In de laatste stap van mijn onderzoek werden dashboards gecreëerd om de geïdentificeerde indicatoren weer te geven. Deze dashboard geven, naast inzichten over de prestatie van een huidige planning, ook inzichten in de gevolgen van veranderingen in bepaalde scenarios. In totaal zijn er drie scenario’s geïmplementeerd die de indicatoren kunnen beïnvloeden, namelijk een verandering in de lokaalcapaciteit, het aantal online lessen en het aantal studentenregistraties.

In totaal zijn er vijf dashboards ontwikkeld met verscheidene interactie mogelijkheden waarvan een voorbeeld zichtbaar is. Deze dashboards zijn gebaseerd op data van een onderwijsinstelling en zelfgemaakte dummy data.

Ik kijk terug op een prettige samenwerking en een mooi resultaat van mijn afstudeeropdracht.

Stagebegeleider Jeroen Overmars aan het woord

Toen ik in april als BI-consultant startte bij Senz Interim was Nathan net zijn vooronderzoek aan het afronden. Aangezien zijn opdracht perfect aansluit op mijn werkgebied heb ik me direct in zijn onderzoek verdiept. Hierbij was ik onder de indruk de snelheid waarmee hij zich de materie, zowel op het gebied van onderwijslogistiek als van BI, eigen heeft gemaakt.

Vanaf de start hebben we wekelijks samen opgetrokken. Deze sessies waren erg prettig en ze hebben me geholpen om creatieve en goed doordachte ontwikkelingen te maken in onze BI-producten.

Wat mij betreft heeft Nathan de verwachtingen overtroffen. De eerste weken zag ik het daadwerkelijk ople

veren van een dashboard tijdens zijn afstudeerperiode nog als een te hoge ambitie. Hij heeft het echter zonder problemen waargemaakt om niet alleen een goed onderbouwde thesis op te leveren, maar ook een praktisch BI-dashboard te ontwikkelen waarin concrete vragen uit het onderwijs inzichtelijk worden gemaakt en worden beantwoord. Dit zal ons de komende tijd zeker van pas komen in diverse BI-projecten.

Het was inspirerend en leuk om samen met Nathan te werken. Hij mag nu starten met zijn Master en misschien zien we hem nog terug in onze branche!

Jeroen Overmars

Afstudeerstage van Nathan Hoogendoorn

In februari ben ik in contact gekomen met Robin en HJ voor een passende afstudeerstage om mijn bachelor Technische Bedrijfskunde aan de Universiteit Twente af te ronden. Senz Interim was op zoek om na een onrustige periode vanwege het corona virus met veel onzekerheden en roosterwijzigingen inzicht te krijgen in de gevolgen van beslissingen binnen het planningsproces. Waar momenteel veelal reactief geacteerd wordt, is het streven om in de toekomst proactief of zelf voorspellend te werk gaan binnen het plannen en roosteren van onderwijsinstellingen.

De begeleider binnen Senz Interim voor mijn onderzoek is HJ. Met hem heb ik wekelijks overleg en hij opent deuren naar andere collega’s. Ik mocht al snel meedoen met een teamuitje in de vorm van een cocktail workshop, waarbij ik allerlei medewerkers op een leuke manier heb leren kennen. Daarnaast ervaar ik op inhoudelijk gebied een prettige samenwerking met o.a. Jeroen en Kees om tot een mooi eindresultaat te komen.

Na ongeveer twee maanden een paar dagen per week online actief te zijn voor Senz Interim, heb ik vervolgens een project plan inclusief een plan van aanpak samengesteld voor mijn onderzoek. Het uiteindelijke doel is om het volgende kernprobleem in een tijdsbestek van ongeveer 10 weken op te lossen:

“Binnen Senz Interim zijn er momenteel geen transparante en visuele methodes om inzicht te krijgen in de gevolgen van veranderingen binnen het planningsproces”

Dit kernprobleem kan door middel van Business Intelligence (BI) aangepakt worden, waarbij de huidige status van een planning gevisualiseerd kan worden door middel van verschillende dashboards. Het doel is om op deze dashboards ook voorspellingen weer te geven die de gevolgen van beslissingen in kaart brengen.

De eerste stap van mijn bachelor thesis is om indicatoren te identificeren die de prestatie van een planning kunnen weergeven. De indicatoren zijn ontdekt door middel van bestaande indicatoren, literatuur en een analyse van de beschikbare data. Uiteindelijk zijn de indicatoren in zes categorieën verdeeld waar er eerst wordt gekeken naar de bezettingen online/op locatie. Vervolgens kunnen de bezettingen per locatie, student tevredenheid, docent tevredenheid, bezettingen tijdens lessen en student registraties gevisualiseerd worden.

De volgende stap van mijn onderzoek gaat over dashboard visualisatie. Een klantvriendelijk dashboard helpt namelijk in het efficiënt communiceren en interpreteren van relevante indicatoren. Binnen deze stap is gekeken naar dashboard guidelines, interacties en transparante grafieken om een dashboard te creëren waar gebruikers gemakkelijk eventuele knelpunten in een planning kunnen waarnemen.

Daarnaast is er onderzocht welke BI tool het best passende is voor mijn onderzoek. Voor verscheidene BI tools is er gekeken naar de visualisatiemogelijkheden, kosten, gebruiksgemak en de optie voor een mobiele app. Het ziet er momenteel naar uit dat Tableau de best optie is voor een BI tool.

Ik ervaar de samenwerking en communicatie binnen Senz Interim als zeer professioneel, dynamisch en informeel en ik zie ernaar uit wat de volgende stappen van mijn onderzoek met zich mee gaan brengen.

Vriendelijke groet,

Nathan Hoogendoorn

Stappen zetten met je plan- en roosterproces.

‘Hoe kunnen wij meer uit ons plan- en roosterproces halen?’ Dat is de vraag waarmee één van onze opdrachtgevers mee rond liep. Ze misten de regie in tijd, ruimte en capaciteit om er écht stappen in te zetten. En dat is precies waarvoor wij in beeld zijn gekomen.

Samen maakten we een praktisch plan, met een concreet doel, met een begin en een eind. Tijdens dit traject hielpen wij om verbeterslagen te maken op het gebied van kennis en inhoud. Daarbij keken we kritisch naar de huidige situatie en wat er concreet nodig is om het doel te behalen. Zijn de processen juist ingericht? Kloppen afspraken die er gemaakt waren nog steeds en worden deze nagekomen? Wie is waar verantwoordelijk voor? Wordt beleid ook echt uitgevoerd en is het duidelijk wat daarvoor moet gebeuren? Allemaal topics die we ‘on the job’ hebben uitgewerkt!

Gedurende het traject hebben we mogen ondersteunen bij de realisatie van een centrale aansturing van planners en roostermaker. We zijn aan de slag gegaan om processen te verbeteren en roostermakers op te leiden en trainen in het ‘nieuwe roostermaken’. Hierbij coachen we planners en roostermakers om zelf de regie te pakken en om hun rol in het onderwijslogistieke proces te benadrukken. Daarnaast hebben wij geholpen de huidige software meer eigen te maken, zodat zij deze ook echt als tool kunnen gaan inzetten voor hun werkzaamheden. Ook hebben we gekeken naar de verbindingen tussen collega’s en werkgroepen, zodat je als roostermaker of onderwijsplanner de juiste personen weet te bereiken en het maximale uit de gesprekken weet te halen.

Om ervoor te zorgen dat we concreet stappen konden gaan zetten, hebben we een plan uitgewerkt waarbij we drie specifieke niveaus in de organisatie aan de slag gaan. Wat uiteindelijk moet gaan leiden tot: beter inzicht in bezetting van de lokalen, gebruik van gebouwen, de inzet van personeel en het verdere uitbouwen van het curriculum.

Individueel niveau
Hierbij helpen we roostermakers en planners bij de uitbreiding van hun kennis op het gebied processen en software. Dat doen we in de vorm van ‘coaching on the job’, waarbij we samen informatie beoordelen, leren hoe we kwalitatieve informatie kunnen verzamelen en wat de randvoorwaarden zijn om een ‘optimaal’ rooster te kunnen maken.

Locatie niveau
Hierbij werken we met iedereen op de locatie die ook maar iets te maken heeft met de roostermakers. Met hen kijken we samen naar het proces. Bijvoorbeeld naar hoe het kan dat de roostermaker niet de juiste informatie krijgt, of niet op tijd krijgt. Daarbij kijken we naar procesafspraken en welke specifieke informatie roostermakers nodig hebben van hun omgeving om hun werk goed te kunnen doen.

Centraal niveau
Op beleidsniveau kijken we met stakeholders en bijvoorbeeld het college van bestuur naar het huidig beleid. Wat is de huidige situatie? Wat willen we veranderd zien en wat is het uiteindelijke doel? Vanaf het moment dat we dat helder hebben kunnen formuleren gaan we kijken naar hoe we het kunnen gaan implementeren en wat hiervoor nodig. We hanteren duidelijke processen en deadlines en om te zorgen dat deze stappen gezet kunnen worden en verantwoordelijkheden uitgesproken kunnen worden.

Waar onze opdrachtgever uiteindelijk naar toe wou was een centrale aansturing met meer uitwisseling, waar roostermakers de tools en coaching krijgen om ook echt te kunnen doen waar ze goed in zijn. Een efficiënt en gestroomlijnd team planners en roostermakers, dat de regie pakt, lijntjes legt, verbindingen legt en onderhoudt. Daarbij de juiste vragen stelt, software goed inzet en midden in de organisatie staat. Een hechte eenheid die elkaar versterkt, nauw samenwerkt en met vertrouwen haar plek inneemt in de organisatie. Uiteindelijk om een gestroomlijnde, efficiënte plan- en roosterproces neer te zetten, die je in staat stelt om de ‘onderwijskwaliteit’ te bieden waar je achter staat als organisatie.

 

Heeft u bij uw onderwijsinstelling ook ondersteuning nodig bij het herinrichten van het plan- en roosterproces? Neem dan contact met ons om de mogelijkheden te bespreken.

Benut dit jaar nog jouw opleidingsbudget!

Wist je dat 40% van het opleidingsbudget niet wordt besteed en eind december dus zomaar verdwijnt? En dat er meer mogelijkheden zijn om je opleidingsbudget in te zetten dan je wellicht denkt? Misschien weet je niet goed wat jouw opleidingsmogelijkheden zijn, of weet je wel wat er mogelijk is, maar niet welke opleiding of training het beste bij je past.

In de meeste onderwijs cao’s is een opleidingsbudget opgenomen. Een persoonlijk budget waar jij als werknemer gebruik van kunt maken om jezelf te professionaliseren. Een budget waar je als medewerker recht op hebt.

Lees hier hoe jij jouw opleidingsbudget kunt inzetten!

Check de mogelijkheden bij jouw onderwijsinstelling

Dit kun je doen door je arbeidsvoorwaarden (CAO) er op na te slaan, je leidinggevende aan te spreken of door contact op te nemen met de HR-afdeling of personeelszaken. Vraag ook eens rond bij collega’s, ook zij kunnen je vaak verder helpen.

Weet waarom jij je wilt ontwikkelen

Je talenten ontwikkelen en de regie nemen in je persoonlijke groei zorgt voor betere prestaties op de werkvloer; een win-win situatie. Daarnaast zorgt werken aan je persoonlijke ontwikkeling voor nieuwe energie, motivatie en meer werkplezier. Maak voor je leidinggevende concreet wat dit voor jouw onderwijsinstelling kan opleveren.

Weet waarin je je wilt ontwikkelen

Bepaal waarin jij je verder wilt ontwikkelen. Bedenk waar je naar toe wilt groeien. Waar liggen je ambities, waar wil je meer over leren, waar krijg je energie van?

Heb je hier hulp bij nodig?

Senz Interim verzorgt op allerlei vlakken binnen onderwijslogistiek trainingen, workshops en coaching trajecten. Door onze jarenlange ervaring op het gebied van onderwijslogistiek, training en coaching kunnen wij praktische, inspirerende en passende coaching en training verzorgen.

Ook leveren mij maatwerk trajecten. Ben je op zoek, maar weet je nog niet zo goed waarnaar, of kun je geen passende training voor jouw vraag vinden, neem dan contact met ons op. Grote kans dat wij je met een maatwerk traject, passend bij jouw vraag en situatie kunnen helpen.

Zet je opleidingsbudget van dit jaar nu nog in en start in 2021

Wil je jouw opleidingsbudget voor 2020 inzetten, maar pas volgend jaar starten met een opleiding, workshop, training of coaching traject? Geen probleem! Meld je dan voor 23 december aan voor een opleiding of training en geef hierbij aan dat je de factuur nog dit jaar wilt ontvangen. Wij zorgen er dan voor dat je de factuur nog dit jaar ontvangt en je in 2021 kunt starten.

Wil je het opleidingsbudget inzetten voor een incompany training of een op maat geschreven ontwikkeltraject?

Ook voor incompany en maatwerk trajecten geldt dat je de factuur nog dit jaar kunt ontvangen en volgend jaar kunt starten met het ontwikkeltraject. Wij helpen je graag verder. Bel voor een oriënterend en vrijblijvend gesprek naar 085-3031491 of mail naar info@senzinterim.nl

Roosteraanpassingen bij nieuwe Corona-maatregelen

Nu de zomervakantie ten einde is, is het goed om nog even stil te staan bij het harde werk dat onderwijsinstellingen hebben verzet in de weken voorafgaande aan de vakantieperiode om het onderwijs zo goed mogelijk te kunnen laten doorgaan. Hoewel de meesten de roosters voor periode 1 van nieuwe schooljaar hebben opgeleverd, zijn er ook enkele die de komende weken nog hard door moeten werken om dit proces goed af te kunnen ronden.

Doordat de komende maanden de corona-maatregelen regelmatig kunnen veranderen is het belangrijk om te proberen grip te krijgen op het proces voor mogelijke roosterwijzigingen. Verschillende roosterwijzigingen vragen verschillende verwerkingstijden, doordat niet alle wijzigingen met een enkele druk op de knop zijn uit te voeren. De consultants van Senz Interim hebben hier de afgelopen maanden veelvuldig over geadviseerd, waarbij onderwijsinstellingen vaak tot overeenkomstige doorlooptijden van deze processen komen. Belangrijk in deze processen is dat de roosterbureaus alle informatie zo volledig mogelijk aangeleverd krijgen en dat de samenwerking met andere afdelingen soepel verloopt. Wanneer de juiste informatie achterblijft, verduidelijking uitblijft, of andere vertraging optreedt in de samenwerking tussen de roosterbureaus en de betrokken afdelingen, dan zullen de doorlooptijden langer zijn dan waar oorspronkelijk rekening mee gehouden wordt.

Deze doorlooptijden zijn afhankelijk van wat er door de maatregelen wordt gevraagd. Hieronder worden de soorten aanpassingen besproken met daarbij enkele voorbeelden.

Een rooster met (beperkte) aanpassingen

Er zijn twee verschillende opties wanneer we spreken over een rooster met beperkte aanpassingen

  • Een rooster waarbij de huidige roosterstructuur behouden blijft
  • Een rooster waarbij de huidige roosterstructuur komt te vervallen

Een rooster waarbij de huidige roosterstructuur behouden blijft

Dit zijn veelal kleine wijzingen waarbij de volgorde van de lessen niet veranderd. Het kan voorkomen dat de maatregelen worden aangescherpt waardoor er meer lessen online gegeven moeten worden, waarbij de bestaande roosterstructuur behouden blijft. In zulke gevallen hoeven alleen de lokalen van de lessen gewijzigd te worden van de fysieke ruimtes naar de online ruimtes.

Daarnaast is het mogelijk dat bij een versoepeling van de maatregelen de capaciteit van gebouwen en lokalen wordt vergroot, waardoor er meer studenten op locatie aanwezig mogen zijn. Wanneer er is gekozen om het huidige rooster zo in te richten dat niet alle lessen verplaatst hoeven te worden, doordat klassen veelal tegelijkertijd fysiek en online lessen hebben, bijvoorbeeld doordat de geplande lessen niet afhankelijk zijn van de beschikbare capaciteit en de les daardoor altijd door kan gaan.

Ten slotte is het ook mogelijk dat door maatregelen docenten beperkt worden in hun mogelijkheden om fysieke lessen te verzorgen. In zulke gevallen kan het voorkomen dat een beschikbare collega de les op dat moment overneemt of dat de les door de docent op afstand wordt georganiseerd. Op die manier kan de les toch doorgaan zonder dat het rooster van de klas daarbij verder veel aanpassingen vraagt.

In deze gevallen is er maar beperkte samenwerking tussen het roosterbureau en opleidingsmanagers nodig. Deze wijzigingen kunnen dan ook vaak binnen 1 a 2 dagen worden opgelost. Om de opleidingen vervolgens ook de kans te geven dit te controleren, is het een goede optie om bij dit soort aanpassingen rekening te houden met maximaal 1 week doorlooptijd.

Een rooster waarbij de huidige roosterstructuur komt te vervallen

Dit zijn wijzigingen waarbij de huidige onderwijsplanning niet aangepast hoeft te worden, maar waarbij het rooster wel grotere aanpassingen vraagt en waarbij de lesvolgorde ook kan veranderen. Hierdoor komt de bestaande roosterstructuur dan ook te vervallen. Dit soort wijzigingen kunnen voorkomen wanneer onderwijsinstellingen opnieuw moeten gaan roosteren voor één of meerdere weken, doordat de gevraagde wijzigingen te complex zijn om in korte tijd uit te voeren.

Het kan voorkomen dat het verplicht wordt om tijdsloten te gebruiken voor bepaalde lessen of dat deze tijdsloten afwijken van de (bij sommige onderwijsinstellingen) al bestaande tijdsloten. In zo’n geval moet er helemaal opnieuw worden gekeken naar de beschikbaarheid van klassen, medewerkers en faciliteiten en moet er wellicht een nieuwe splitsing worden gemaakt tussen de fysieke en online lessen.

Ook is het mogelijk dat onderwijsinstellingen bestaande regels hebben voor het scheiden van fysieke en online lessen per dag. Wanneer in zo’n geval een les van fysiek naar online, of van online naar fysiek gewijzigd wordt, kan het voorkomen dat de les niet meer op hetzelfde moment gegeven mag worden. In dit geval moet er opnieuw gekeken worden naar de mogelijkheden om de les op een ander moment te laten plaatsvinden, of naar de mogelijkheden om ook andere lessen van diezelfde dag te verplaatsen.

Verder is het mogelijk dat door de maatregelen docenten te beperkt worden in hun mogelijkheden om lessen te verzorgen, waardoor lessen door een andere medewerkers moeten worden verzorgd. Wanneer die medewerkers de lessen niet op dezelfde momenten kunnen verzorgen, kan het nodig zijn dat meerdere lessen van klassen aangepast moeten worden om alles roosterbaar te maken.

Bij dit soort aanpassingen waarbij de huidige roosterstructuur komt te vervallen is het noodzakelijk om een goede samenwerking te hebben tussen de roosterbureaus en de verschillende afdelingen. Dit soort wijzigingen vragen meer doorlooptijd dan aanpassingen waarbij de roosterstructuur behouden blijft, waardoor het een goede optie is om voor dit soort aanpassingen rekening te houden met 2 weken doorlooptijd.

Een volledig nieuw rooster

Wanneer de maatregelen dusdanig zijn dat het geplande onderwijs helemaal opnieuw gepland moet gaan worden, zorgt dat er ook voor dat er een volledig nieuw rooster gevraagd wordt. Wanneer het onderwijs opnieuw gepland moet worden, kan dit ook een hernieuwde blik naar de huidige verdeling van klassen, lesgroepen, maar ook lesdagen vragen. Om tot een zo’n volledig nieuw rooster te komen moeten de stappen uit het roosterproces opnieuw doorlopen worden. Zo kan het voorkomen dat een klas een andere lesdag krijgt toegewezen en dat hierdoor de oorspronkelijke medewerker de les niet langer kan verzorgen. Er moet dan gezocht worden naar een andere medewerker die de les kan overnemen, waarbij er ook gekeken moet worden of dit nog past binnen de beschikbare uren van de betreffende medewerker. Wanneer de medewerker geen ruimte heeft binnen zijn inzetplanning, dan moet er vervolgens weer een herverdeling plaatsvinden van andere lessen. Op deze manier kan dit proces telkens weer herhaald worden totdat alle lessen opnieuw gepland zijn.

Het is ook mogelijk dat door een verscherping van de maatregelen de lokalen minder capaciteit overhouden, waardoor groepen kleiner moeten zijn om de les te kunnen volgen. Wanneer groepen verder gesplitst worden, betekent dat dat er meer lessen gegeven moeten worden. Hierdoor zal er opnieuw naar de planning gekeken moeten worden om te kunnen zien of deze lessen allemaal door dezelfde medewerker verzorgt kunnen worden. Wellicht dat er hierdoor ook gekeken moet worden naar een mogelijke herverdeling van enkele lessen.

Sommige onderwijsinstellingen hebben gekozen om de oorspronkelijke planning aan te passen aan de corona-voorschriften, maar er zijn er ook onderwijsinstellingen waar er is gekozen om een hele andere planning te maken. Bij hen is er veelal gekozen om een aantal vakken te laten vervallen of om deze naar een andere periode te verplaatsen. Deze keuze is dan gemaakt omdat deze vakken niet te organiseren zijn binnen de corona-voorschriften van de planning van periode 1. Wanneer de corona-maatregelen worden afgeschaft, is het begrijpelijk dat er wordt geprobeerd om deze vakken alsnog te laten plaatsvinden. In dit geval zal er wel gekeken moeten worden of dit makkelijk in te passen is, wanneer dat namelijk niet het geval is zal de hele planning opnieuw bekeken moeten worden en zullen daarin aanpassingen noodzakelijk zijn. Waarna vervolgens het hele proces om te roosteren weer opnieuw zal moeten starten.

Dit soort aanpassingen vragen veel grote aanpassingen en daarbij is het noodzakelijk om een zeer hoge mate van samenwerking tussen het roosterbureau en de verschillende opleidingsmanagers te hebben. Omdat hierbij vaak de hele planning wordt gewijzigd, begint daarna eigenlijk het roosterproces overnieuw. Dit roosterproces heeft bij veel onderwijsinstellingen een doorlooptijd van 4 weken (inclusief het verzamelen van feedback van afdelingen en het verwerken van deze feedback). Bij het opnieuw doorlopen van het roosterproces is daarom de normale doorlooptijd vereist en dat betekent in veel gevallen dat dit 4 weken kan duren.

Onderstaand een visuele weergave van de doorlooptijden voor roosteraanpassingen bij nieuwe Corona-maatregelen:

Nick Brinker

Mijn eerste werkweken: geduld.

Altijd spannend die eerste weken: nieuwe collega’s, nieuwe omgeving, nieuwe systemen en nieuwe werkcontent. Bij wijze van spreken wreef ik in mijn handjes om aan de slag te gaan. Kom maar op met die nieuwe uitdaging, leerervaring en werklading. Na mijn eerste weken ben ik mind-blown (achterovergeslagen) en probeer ik mijn gedachten hier te delen waarom dit is.

Veel kennen het rumoer van het onderwijs wel. De drukte van onderwijs maken, geven, studentenvoortgang en alles wat er omheen gebeurd. Maar, deze rumoer ervaar je met liefde voor het vak en de wetenschap dat je bijdraagt aan de ontwikkeling en toekomst van studenten. Echter in de vakantie gebeurt er veel meer achter de schermen dan soms lijkt. Ik heb zelf het onderwijs mogen ervaren als student, docent en onderzoeker, maar in de laatste twee weken heb ik kennis gemaakt met processen tijdens de zomervakantie die gaande zijn om het onderwijs mogelijk te maken voor de start van het academische jaar.

In de planning en roostering wordt er gezorgd dat docenten en studenten op een zo prettig mogelijke manier onderwijs kunnen geven en volgen en probeer je af te stemmen op de behoefte van ieder in een onderwijsinstelling. Dit is een complexe taak waar je onder andere rekening houdt met beschikbaarheid, onderwijsaanbod, studentenaantal in een groep en faciliteitencapaciteit. Nu tijdens de corona situatie zijn er meer aspecten waar rekening mee gehouden moet worden, want in een lokaal waar voorheen 32 studenten in konden, zijn dat er nu misschien nog maar 8. En hoe zorg je ervoor dat studenten niet allemaal tegelijkertijd op de gang naar een ander lokaal moeten? Welk onderwijs geef je op locatie en welk onderwijs kun je digitaal aanbieden? Een heel nieuw perspectief op het onderwijs voor mij. Ik probeer hier zo goed als het kan in mee te denken, maar dan komt het woord geduld. Het nieuwe perspectief is zo allesomvattend dat je moet ervaren welke processen er gaande zijn en probeer je bekend te worden met het managingproces en ook het operationele gedeelte van onderwijslogistiek.

Gelukkig krijg ik de tijd om hierin te ontwikkelen en mag ik mijn eigen vaardigheden gebruiken tijdens het samenwerken met nieuwe collega’s. Voor nu voel ik mij zeer op mijn gemak om deze vaardigheden in te kunnen zetten en dat mijn collega’s meedenken welke werkzaamheden uitgevoerd kunnen worden die passen bij mijn skills-set. Toch blijf ik gretig om nieuwe dingen te leren en wil systemen zo snel mogelijk uitpluizen en kunnen gebruiken. Maar het jaar is net begonnen en onderwijslogistiek gaat het hele jaar door en is niet op één moment te leren en toe te passen. Ik krijg de ruimte en tijd om mezelf te ontwikkelen de komende tijd, want ontwikkelen is een belangrijk thema binnen onderwijs en onderwijslogistiek. Daarom blijft mijn thema de komende tijd: geduld.

Dorinda

Onderwijsplanning in control tijdens Corona

Tijdens de Webinars in het voorjaar hebben we stilgestaan bij de impact van Corona op de onderwijs-planning.  Voor de zomervakantie waren er nog veel onduidelijkheden over de maatregelen die genomen moesten worden en het bijkomende effect op onderwijslogistiek. Daar kwam gaandeweg steeds meer helderheid in. Verschillende projectgroepen en facilitaire afdelingen hebben voor de onderwijsinstellingen inmiddels berekend hoeveel studenten er nog in een ruimte konden op basis van 1,5 meter afstand van elkaar. Met de veiligheidsregio’s en OV maatschappijen is gesproken over spreiding van de studenten en hoe het aantal vervoersbewegingen van studenten kan worden beperkt.

Dit alles heeft ertoe geleid dat het roostervraagstuk aanzienlijk lastiger is geworden.  In de normale situatie zijn er ook restricties, echter hebben die meer te maken met schaarse ruimtes of beschikbaarheid van docenten. Nu zijn daar de Corona regels bij gekomen en een onderwijsinstelling moet daar ook nog eens verantwoording over afleggen bij de veiligheidsregio’s en OV maatschappijen. Een onderwijsinstelling moet via onderwijsroosters aan kunnen tonen dat het voldoet aan de afgesproken Corona regels.

Na de zomervakantie vervolgen wij de reeks met Webinars.

In de eerstvolgende Webinar, op woensdag 16 september, nemen we geïnteresseerden mee door een aantal overzichten die gemaakt zijn voor een instelling om in control te blijven t.a.v. de Corona regels. De overzichten hebben geholpen om gedurende het proces bij te kunnen sturen om zodoende binnen de grenzen van de regels te blijven. Hieronder een voorbeeld van een overzicht dat gebruikt is om pieken in de toetsen te traceren. Inschrijven voor de Webinar kan via: https://www.senzinterim.nl/professionalisering/workshops-events/

Een nieuwe collega stelt zich voor

Mijn naam is Dorinda Lucas en ik ben sinds 1 augustus 2020 werkzaam bij Senz Interim als Junior Consultant Onderwijslogistiek. Ik heb ervaring in het onderwijs opgedaan als leerkracht basisonderwijs en ben recent afgestudeerd aan de Master opleiding Educational Science and Technology waar ik ervaring heb opgedaan met de wetenschappelijke en technologische kant van het onderwijs. Door mijn onderzoekende houding zie ik mogelijkheden tot verbetering en dit heb ik tijdens mijn studie en werk in het verleden vaak toegepast. Ik haal voldoening uit zichtbaar resultaat en verbetering.

Ik ben erg blij met de kans om voor Senz Interim te mogen werken, zodat ik de andere kant van het onderwijs kan verkennen en mijn kennis en vaardigheden kan toepassen die ik tot nu toe heb opgedaan. Ik zie het als een mooie uitdaging om hier mijn kennis te vergroten en onderwijs passend te maken op organisatorisch en strategisch vlak. Ik krijg energie van nieuwe uitdagingen en ben gedreven om deze tot het best mogelijke resultaat te brengen.

De quickscan: Voorkomen of genezen

Senz Interim levert advies- en interim-werkzaamheden op tactisch en strategisch niveau bij onderwijsinstellingen in het VO, MBO, HBO en WO.
Zo zijn we bij onderwijsinstellingen o.a. betrokken als adviseur, beleidsontwikkelaar, implementatieleider of -begeleider, interim-manager en als business- of procesanalist.

In deze blog nemen we u mee in onze werkwijze bij de uitvoering van onze quickscan.

1. Wat is een quickscan?
Onze quickscan is, zoals de naam het al zegt, een snelle wijze om inzicht te krijgen in een bepaald vraagstuk of proces. Door hierbij enkel in te gaan op de oorzaak van het probleem, zonder het probleem concreet op te lossen, kunnen wij de opdrachtgever snel inzicht geven in knelpunten in het proces. Wij beschrijven de oorzaken van het probleem en formuleren aanbevelingen om de knelpunten op te lossen. De wijze waarop de aanbevelingen vervolgens uitgewerkt worden is aan de opdrachtgever. Echter, veel opdrachtgevers kiezen ervoor om ook dit uit handen te geven aan ons; in dat geval loopt de uitvoering van de quickscan naadloos over in het uitwerken en implementeren van de aanbevelingen.

2. Hoe voeren wij de quickscan uit?
Nadat wij van een onderwijsinstelling de vraag hebben gekregen om hun proces te analyseren starten wij met een intakegesprek. Dit gesprek gebruiken we om de vraagstelling helder te krijgen en de wederzijdse verwachtingen helder te krijgen. We leveren hier maatwerk en passen de quickscan voor elke onderwijsinstelling aan naar hun specifieke vraag, situatie en behoefte.

De aangepaste quickscan leggen we in een persoonlijk gesprek aan zoveel mogelijk betrokkenen van het proces voor. Wij voeren deze gesprekken in de regel met 2 consultants. Onze ervaring is dat dit het uiteindelijke resultaat ten goede komt; de analyse is scherper en eventuele persoonlijke interpretatie wordt op deze manier uitgesloten.
De resultaten van deze gesprekken geven wij indien mogelijk visueel weer (zie Figuur 1), zodat de onderwijsinstelling op eenvoudige wijze de uitkomst van de quickscan kan aflezen.

In onze terugkoppeling aan de opdrachtgever(s) is deze visuele weergave onderdeel van onze presentatie. Daarnaast beschrijven wij onze conclusies en aanbevelingen op de hoofdonderwerpen ter verbetering van het proces van de onderwijsinstelling. De quickscan kan als losstaand onderdeel uitgevoerd worden, echter, dit levert nog geen concrete verbeteringen op, enkel aanbevelingen.

Op hoofdlijnen zijn er 4 fases te onderscheiden.

De eerste fase richt zich op het verhelderen van de vraag / het probleem.
 Wat is de exacte vraag van de opdrachtgever?
 Wat verwacht de opdrachtgever als resultaat?
 Wie zijn betrokken bij het betreffende proces?

De tweede fase staat in het teken van het verkrijgen van de benodigde informatie.
 Interviews met betrokkenen
 Documenten vergaren

In de derde fase van het proces zijn we minder bij de opdrachtgever aanwezig. In deze fase analyseren en verwerken we alle verkregen data om het proces met de knelpunten inzichtelijk te maken.
 Analyse van de interviews
 Documenten analyse
 Waar nodig aanvullende informatie ophalen
 Verwerking van de analyses
 Opstellen rapport, aanbevelingen en terugkoppeling

De vierde fase is de terugkoppeling van de resultaten naar de opdrachtgever.

Schematisch ziet dat er zo uit:

Doordat we proberen om de informatie zo volledig mogelijk te verkrijgen in fase 2 van de quickscan kunnen we de tijdsinvestering, en dus de kosten, tot een minimum beperken.
De totale tijdsinvestering van onze quickscan hangt natuurlijk wel af van de complexiteit en grootte van het vraagstuk.

3. Het preventief uitvoeren van een quickscan.
Het grootste deel van de aanvragen naar een quickscan zijn geboren uit een situatie van onvrede. Een of meerdere processen roepen frustratie op, gaan niet zoals ze moeten gaan, of zijn niet werkbaar. Er speelt veel, er zijn ideeën (meestal voortkomend uit een bepaald gevoel) waar dit aan zou kunnen leggen, maar het concretiseren van deze oorzaken lukt intern, om allerlei verschillende redenen, niet. Vaak manifesteren deze problemen zich in het uiteindelijke lesrooster, immers het lesrooster is datgene waar iedereen binnen een onderwijsinstelling dagelijks mee te maken heeft. Het is de basis van het onderwijs dat gegeven wordt en van de werkzaamheden van de medewerkers.
Dit is vaak het moment dat wij ingeschakeld worden.
Eigenlijk jammer, want zover zou het niet moeten komen. Het periodiek scannen van je eigen proces, zou vroegtijdig problemen aan het licht moeten brengen, zodat je hier op kunt acteren. In de praktijk zien we echter dan een analyse van het proces pas wordt gemaakt op het moment dat de onvrede en frustratie heel groot is. Een gemiste kans.

Ook hier geldt: Voorkomen is beter dan genezen

Onze opdrachtgevers

Aarhus Universiteit

Blijf op de hoogte!

Op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen op het gebied van onderwijslogistiek? Meld u dan aan voor onze nieuwsbrief

Voornaam
Achternaam
E-mailadres