Mijn eerste opdracht bij Senz Interim, begon als projectcoördinator bij EarlyBridge. Nu het project is voltooid, kan ik niets anders dan terugkijken op de prachtige ervaring dat het voor me is geweest, waarin samenwerken met een fantastisch team en bijdragen aan hun missie centraal stonden.

Het proces begon met een grondige analyse van de bestaande systemen en processen. Als coördinator was het mijn taak ervoor te zorgen dat alle betrokken partijen, zowel intern als extern, op één lijn zaten. Dit vereiste open communicatie, het identificeren van knelpunten en het vaststellen van duidelijke doelstellingen.
Het project verliep soepel dankzij de open en duidelijke communicatie en de regelmatige voortgangsrapportages. Het implementeren van veranderingen in een organisatie is vaak uitdagend, maar door een gestructureerde aanpak konden we weerstand minimaliseren. Het team werd actief betrokken bij het veranderingsproces, wat resulteerde in een soepele en tevreden overgang.
In de afgelopen maanden hebben we uitdagingen aangepakt, veel en goed samengewerkt een ons ingezet voor het verbeteren en faciliteren van processen. De verschillende prestaties van het project tonen de toewijding, inzet en innovatie die het team van EarlyBridge heeft laten zien.

Als projectcoördinator was het mijn verantwoordelijkheid ervoor te zorgen dat het eindproduct voldeed aan de verwachtingen en behoeften van alle belanghebbenden. Dit vereiste flexibiliteit en het vermogen om snel te reageren op feedback.

Ik heb veel geleerd in deze rol, vooral over communicatie met verschillende soorten bedrijven, van projectplanning tot coördinatie, implementatie en evaluatie. Het was een mooie kans om mijn vaardigheden verder te ontwikkelen en professioneel te groeien. Ik kijk ernaar uit om de waardevolle ervaringen van deze opdracht mee te nemen naar mijn toekomstige opdrachten.

Als formatieplanner vervul je een essentiële functie als schakel tussen het schoolbestuur en het onderwijzend personeel met betrekking tot personeelsbezetting. Gedurende de afgelopen zes maanden heb ik de rol van formatieplanner mogen vervullen bij het Liemers College. Tijdens deze opdracht was het mijn verantwoordelijkheid, samen met een collega, om alle facetten van personeelsbezetting te coördineren. Concreet betekende dit dat we in samenspraak met de schoolleiding de personeelsplanning opstelden op basis van de begroting en de verwachte leerlingenaantallen. Deze personeelsplanning diende als basis voor het verdelen van de lessen en toewijzen van docenten aan verschillende klassen.

Het proces van lesroosters maken gebeurde in goede samenwerking met zowel het onderwijzend personeel als de schoolleiding. Als formatieplanner fungeerde ik als de schakel tussen deze twee groepen, waarbij ik erop toezag dat de personeelsbezetting binnen de vastgestelde formatieruimte bleef. Daarnaast had ik de verantwoordelijkheid om het proces van leerling prognoses te bewaken, zodat de teamleiders tijdig de voorspellingen inzichtelijk hadden en keuzes voor vakkenpakketten aan konden leveren. Deze gegevens zijn cruciaal voor het bepalen van de klassenindeling.

Gedurende het huidige schooljaar lag mijn voornaamste taak als formatieplanner bij het zorgvuldig beheren van alle aspecten van docentenuren, waaronder verlofuren, ziekteverzuim en vervanging. Ik rapporteerde aan de schoolleiding over docenten die te veel of te weinig uren hadden op hun roosters, zodat zij indien nodig konden bijsturen.

Kortom, de rol van formatieplanner is zeer divers en omvat essentiële verantwoordelijkheden als de verbindende schakel tussen de schoolleiding en het onderwijzend personeel. Als formatieplanner speel je een adviserende en informatieve rol, waarbij je streeft naar het faciliteren van iedereen om de juiste beslissingen te kunnen nemen. Bij het Liemers College hebben we opgemerkt dat deze rol in de loop der tijd is veranderd, waarbij de schoolleiding en teamleiders steeds actiever betrokken raakten bij beslissingen omtrent de personeelsbezetting, terwijl de formatieplanner meer een adviesrol op zich nam.

Wist je dat er meer mogelijkheden zijn om je opleidingsbudget in te zetten dan je wellicht denkt? Misschien weet je niet goed wat jouw opleidingsmogelijkheden zijn, of weet je wel wat er mogelijk is, maar niet welke opleiding of training het beste bij je past.

In de meeste onderwijs cao’s is een opleidingsbudget opgenomen. Een persoonlijk budget waar jij als werknemer gebruik van kunt maken om jezelf te professionaliseren. Een budget waar je als medewerker recht op hebt.

Lees hier hoe jij jouw opleidingsbudget kunt inzetten!

Check de mogelijkheden bij jouw onderwijsinstelling

Dit kun je doen door je arbeidsvoorwaarden (CAO) er op na te slaan, je leidinggevende aan te spreken of door contact op te nemen met de HR-afdeling of personeelszaken. Vraag ook eens rond bij collega’s, ook zij kunnen je vaak verder helpen.

Weet waarom jij je wilt ontwikkelen

Je talenten ontwikkelen en de regie nemen in je persoonlijke groei zorgt voor betere prestaties op de werkvloer; een win-win situatie. Daarnaast zorgt werken aan je persoonlijke ontwikkeling voor nieuwe energie, motivatie en meer werkplezier. Maak voor je leidinggevende concreet wat dit voor jouw onderwijsinstelling kan opleveren.

Weet waarin je je wilt ontwikkelen

Bepaal waarin jij je verder wilt ontwikkelen. Bedenk waar je naar toe wilt groeien. Waar liggen je ambities, waar wil je meer over leren, waar krijg je energie van?

Heb je hier hulp bij nodig?

Senz Interim verzorgt op allerlei vlakken binnen onderwijslogistiek trainingen, workshops en coaching trajecten. Door onze jarenlange ervaring op het gebied van onderwijslogistiek, training en coaching kunnen wij praktische, inspirerende en passende coaching en training verzorgen.
Ook leveren mij maatwerk trajecten. Ben je op zoek, maar weet je nog niet zo goed waarnaar, of kun je geen passende training voor jouw vraag vinden, neem dan contact met ons op. Grote kans dat wij je met een maatwerk traject, passend bij jouw vraag en situatie kunnen helpen.

Zet je opleidingsbudget van dit jaar nu nog in en start in 2022.

Wil je jouw opleidingsbudget voor 2021 inzetten, maar pas volgend jaar starten met een opleiding, workshop, training of coaching traject? Geen probleem! Meld je dan voor 24 december aan voor een opleiding of training en vermeld bij je inschrijving in het opmerkingenveld dat je de factuur nog dit jaar wilt ontvangen. Wij zorgen er dan voor dat je de factuur nog dit jaar ontvangt en je in 2022 kunt starten.

Wil je het opleidingsbudget inzetten voor een incompany training of een op maat geschreven ontwikkeltraject?

Ook voor incompany en maatwerk trajecten geldt dat je de factuur nog dit jaar kunt ontvangen en volgend jaar kunt starten met het ontwikkeltraject. Wij helpen je graag verder. Bel voor een oriënterend en vrijblijvend gesprek naar 085-3031491 of mail naar info@senzinterim.nl 

Wist je dat 40% van het opleidingsbudget niet wordt besteed en eind december dus zomaar verdwijnt? En dat er meer mogelijkheden zijn om je opleidingsbudget in te zetten dan je wellicht denkt? Misschien weet je niet goed wat jouw opleidingsmogelijkheden zijn, of weet je wel wat er mogelijk is, maar niet welke opleiding of training het beste bij je past.

In de meeste onderwijs cao’s is een opleidingsbudget opgenomen. Een persoonlijk budget waar jij als werknemer gebruik van kunt maken om jezelf te professionaliseren. Een budget waar je als medewerker recht op hebt.

Lees hier hoe jij jouw opleidingsbudget kunt inzetten!

Check de mogelijkheden bij jouw onderwijsinstelling

Dit kun je doen door je arbeidsvoorwaarden (CAO) er op na te slaan, je leidinggevende aan te spreken of door contact op te nemen met de HR-afdeling of personeelszaken. Vraag ook eens rond bij collega’s, ook zij kunnen je vaak verder helpen.

Weet waarom jij je wilt ontwikkelen

Je talenten ontwikkelen en de regie nemen in je persoonlijke groei zorgt voor betere prestaties op de werkvloer; een win-win situatie. Daarnaast zorgt werken aan je persoonlijke ontwikkeling voor nieuwe energie, motivatie en meer werkplezier. Maak voor je leidinggevende concreet wat dit voor jouw onderwijsinstelling kan opleveren.

Weet waarin je je wilt ontwikkelen

Bepaal waarin jij je verder wilt ontwikkelen. Bedenk waar je naar toe wilt groeien. Waar liggen je ambities, waar wil je meer over leren, waar krijg je energie van?

Heb je hier hulp bij nodig?

Senz Interim verzorgt op allerlei vlakken binnen onderwijslogistiek trainingen, workshops en coaching trajecten. Door onze jarenlange ervaring op het gebied van onderwijslogistiek, training en coaching kunnen wij praktische, inspirerende en passende coaching en training verzorgen.

Ook leveren mij maatwerk trajecten. Ben je op zoek, maar weet je nog niet zo goed waarnaar, of kun je geen passende training voor jouw vraag vinden, neem dan contact met ons op. Grote kans dat wij je met een maatwerk traject, passend bij jouw vraag en situatie kunnen helpen.

Zet je opleidingsbudget van dit jaar nu nog in en start in 2021

Wil je jouw opleidingsbudget voor 2020 inzetten, maar pas volgend jaar starten met een opleiding, workshop, training of coaching traject? Geen probleem! Meld je dan voor 23 december aan voor een opleiding of training en geef hierbij aan dat je de factuur nog dit jaar wilt ontvangen. Wij zorgen er dan voor dat je de factuur nog dit jaar ontvangt en je in 2021 kunt starten.

Wil je het opleidingsbudget inzetten voor een incompany training of een op maat geschreven ontwikkeltraject?

Ook voor incompany en maatwerk trajecten geldt dat je de factuur nog dit jaar kunt ontvangen en volgend jaar kunt starten met het ontwikkeltraject. Wij helpen je graag verder. Bel voor een oriënterend en vrijblijvend gesprek naar 085-3031491 of mail naar info@senzinterim.nl

Nu de zomervakantie ten einde is, is het goed om nog even stil te staan bij het harde werk dat onderwijsinstellingen hebben verzet in de weken voorafgaande aan de vakantieperiode om het onderwijs zo goed mogelijk te kunnen laten doorgaan. Hoewel de meesten de roosters voor periode 1 van nieuwe schooljaar hebben opgeleverd, zijn er ook enkele die de komende weken nog hard door moeten werken om dit proces goed af te kunnen ronden.

Doordat de komende maanden de corona-maatregelen regelmatig kunnen veranderen is het belangrijk om te proberen grip te krijgen op het proces voor mogelijke roosterwijzigingen. Verschillende roosterwijzigingen vragen verschillende verwerkingstijden, doordat niet alle wijzigingen met een enkele druk op de knop zijn uit te voeren. De consultants van Senz Interim hebben hier de afgelopen maanden veelvuldig over geadviseerd, waarbij onderwijsinstellingen vaak tot overeenkomstige doorlooptijden van deze processen komen. Belangrijk in deze processen is dat de roosterbureaus alle informatie zo volledig mogelijk aangeleverd krijgen en dat de samenwerking met andere afdelingen soepel verloopt. Wanneer de juiste informatie achterblijft, verduidelijking uitblijft, of andere vertraging optreedt in de samenwerking tussen de roosterbureaus en de betrokken afdelingen, dan zullen de doorlooptijden langer zijn dan waar oorspronkelijk rekening mee gehouden wordt.

Deze doorlooptijden zijn afhankelijk van wat er door de maatregelen wordt gevraagd. Hieronder worden de soorten aanpassingen besproken met daarbij enkele voorbeelden.

Een rooster met (beperkte) aanpassingen

Er zijn twee verschillende opties wanneer we spreken over een rooster met beperkte aanpassingen

• Een rooster waarbij de huidige roosterstructuur behouden blijft
• Een rooster waarbij de huidige roosterstructuur komt te vervallen

Een rooster waarbij de huidige roosterstructuur behouden blijft

Dit zijn veelal kleine wijzingen waarbij de volgorde van de lessen niet veranderd. Het kan voorkomen dat de maatregelen worden aangescherpt waardoor er meer lessen online gegeven moeten worden, waarbij de bestaande roosterstructuur behouden blijft. In zulke gevallen hoeven alleen de lokalen van de lessen gewijzigd te worden van de fysieke ruimtes naar de online ruimtes.

Daarnaast is het mogelijk dat bij een versoepeling van de maatregelen de capaciteit van gebouwen en lokalen wordt vergroot, waardoor er meer studenten op locatie aanwezig mogen zijn. Wanneer er is gekozen om het huidige rooster zo in te richten dat niet alle lessen verplaatst hoeven te worden, doordat klassen veelal tegelijkertijd fysiek en online lessen hebben, bijvoorbeeld doordat de geplande lessen niet afhankelijk zijn van de beschikbare capaciteit en de les daardoor altijd door kan gaan.

Ten slotte is het ook mogelijk dat door maatregelen docenten beperkt worden in hun mogelijkheden om fysieke lessen te verzorgen. In zulke gevallen kan het voorkomen dat een beschikbare collega de les op dat moment overneemt of dat de les door de docent op afstand wordt georganiseerd. Op die manier kan de les toch doorgaan zonder dat het rooster van de klas daarbij verder veel aanpassingen vraagt.

In deze gevallen is er maar beperkte samenwerking tussen het roosterbureau en opleidingsmanagers nodig. Deze wijzigingen kunnen dan ook vaak binnen 1 a 2 dagen worden opgelost. Om de opleidingen vervolgens ook de kans te geven dit te controleren, is het een goede optie om bij dit soort aanpassingen rekening te houden met maximaal 1 week doorlooptijd.

Een rooster waarbij de huidige roosterstructuur komt te vervallen

Dit zijn wijzigingen waarbij de huidige onderwijsplanning niet aangepast hoeft te worden, maar waarbij het rooster wel grotere aanpassingen vraagt en waarbij de lesvolgorde ook kan veranderen. Hierdoor komt de bestaande roosterstructuur dan ook te vervallen. Dit soort wijzigingen kunnen voorkomen wanneer onderwijsinstellingen opnieuw moeten gaan roosteren voor één of meerdere weken, doordat de gevraagde wijzigingen te complex zijn om in korte tijd uit te voeren.

Het kan voorkomen dat het verplicht wordt om tijdsloten te gebruiken voor bepaalde lessen of dat deze tijdsloten afwijken van de (bij sommige onderwijsinstellingen) al bestaande tijdsloten. In zo’n geval moet er helemaal opnieuw worden gekeken naar de beschikbaarheid van klassen, medewerkers en faciliteiten en moet er wellicht een nieuwe splitsing worden gemaakt tussen de fysieke en online lessen.

Ook is het mogelijk dat onderwijsinstellingen bestaande regels hebben voor het scheiden van fysieke en online lessen per dag. Wanneer in zo’n geval een les van fysiek naar online, of van online naar fysiek gewijzigd wordt, kan het voorkomen dat de les niet meer op hetzelfde moment gegeven mag worden. In dit geval moet er opnieuw gekeken worden naar de mogelijkheden om de les op een ander moment te laten plaatsvinden, of naar de mogelijkheden om ook andere lessen van diezelfde dag te verplaatsen.

Verder is het mogelijk dat door de maatregelen docenten te beperkt worden in hun mogelijkheden om lessen te verzorgen, waardoor lessen door een andere medewerkers moeten worden verzorgd. Wanneer die medewerkers de lessen niet op dezelfde momenten kunnen verzorgen, kan het nodig zijn dat meerdere lessen van klassen aangepast moeten worden om alles roosterbaar te maken.

Bij dit soort aanpassingen waarbij de huidige roosterstructuur komt te vervallen is het noodzakelijk om een goede samenwerking te hebben tussen de roosterbureaus en de verschillende afdelingen. Dit soort wijzigingen vragen meer doorlooptijd dan aanpassingen waarbij de roosterstructuur behouden blijft, waardoor het een goede optie is om voor dit soort aanpassingen rekening te houden met 2 weken doorlooptijd.

Een volledig nieuw rooster

Wanneer de maatregelen dusdanig zijn dat het geplande onderwijs helemaal opnieuw gepland moet gaan worden, zorgt dat er ook voor dat er een volledig nieuw rooster gevraagd wordt. Wanneer het onderwijs opnieuw gepland moet worden, kan dit ook een hernieuwde blik naar de huidige verdeling van klassen, lesgroepen, maar ook lesdagen vragen. Om tot een zo’n volledig nieuw rooster te komen moeten de stappen uit het roosterproces opnieuw doorlopen worden. Zo kan het voorkomen dat een klas een andere lesdag krijgt toegewezen en dat hierdoor de oorspronkelijke medewerker de les niet langer kan verzorgen. Er moet dan gezocht worden naar een andere medewerker die de les kan overnemen, waarbij er ook gekeken moet worden of dit nog past binnen de beschikbare uren van de betreffende medewerker. Wanneer de medewerker geen ruimte heeft binnen zijn inzetplanning, dan moet er vervolgens weer een herverdeling plaatsvinden van andere lessen. Op deze manier kan dit proces telkens weer herhaald worden totdat alle lessen opnieuw gepland zijn.

Het is ook mogelijk dat door een verscherping van de maatregelen de lokalen minder capaciteit overhouden, waardoor groepen kleiner moeten zijn om de les te kunnen volgen. Wanneer groepen verder gesplitst worden, betekent dat dat er meer lessen gegeven moeten worden. Hierdoor zal er opnieuw naar de planning gekeken moeten worden om te kunnen zien of deze lessen allemaal door dezelfde medewerker verzorgt kunnen worden. Wellicht dat er hierdoor ook gekeken moet worden naar een mogelijke herverdeling van enkele lessen.

Sommige onderwijsinstellingen hebben gekozen om de oorspronkelijke planning aan te passen aan de corona-voorschriften, maar er zijn er ook onderwijsinstellingen waar er is gekozen om een hele andere planning te maken. Bij hen is er veelal gekozen om een aantal vakken te laten vervallen of om deze naar een andere periode te verplaatsen. Deze keuze is dan gemaakt omdat deze vakken niet te organiseren zijn binnen de corona-voorschriften van de planning van periode 1. Wanneer de corona-maatregelen worden afgeschaft, is het begrijpelijk dat er wordt geprobeerd om deze vakken alsnog te laten plaatsvinden. In dit geval zal er wel gekeken moeten worden of dit makkelijk in te passen is, wanneer dat namelijk niet het geval is zal de hele planning opnieuw bekeken moeten worden en zullen daarin aanpassingen noodzakelijk zijn. Waarna vervolgens het hele proces om te roosteren weer opnieuw zal moeten starten.

Dit soort aanpassingen vragen veel grote aanpassingen en daarbij is het noodzakelijk om een zeer hoge mate van samenwerking tussen het roosterbureau en de verschillende opleidingsmanagers te hebben. Omdat hierbij vaak de hele planning wordt gewijzigd, begint daarna eigenlijk het roosterproces overnieuw. Dit roosterproces heeft bij veel onderwijsinstellingen een doorlooptijd van 4 weken (inclusief het verzamelen van feedback van afdelingen en het verwerken van deze feedback). Bij het opnieuw doorlopen van het roosterproces is daarom de normale doorlooptijd vereist en dat betekent in veel gevallen dat dit 4 weken kan duren.

Onderstaand een visuele weergave van de doorlooptijden voor roosteraanpassingen bij nieuwe Corona-maatregelen:

Nick Brinker

Altijd spannend die eerste weken: nieuwe collega’s, nieuwe omgeving, nieuwe systemen en nieuwe werkcontent. Bij wijze van spreken wreef ik in mijn handjes om aan de slag te gaan. Kom maar op met die nieuwe uitdaging, leerervaring en werklading. Na mijn eerste weken ben ik mind-blown (achterovergeslagen) en probeer ik mijn gedachten hier te delen waarom dit is.

Veel kennen het rumoer van het onderwijs wel. De drukte van onderwijs maken, geven, studentenvoortgang en alles wat er omheen gebeurd. Maar, deze rumoer ervaar je met liefde voor het vak en de wetenschap dat je bijdraagt aan de ontwikkeling en toekomst van studenten. Echter in de vakantie gebeurt er veel meer achter de schermen dan soms lijkt. Ik heb zelf het onderwijs mogen ervaren als student, docent en onderzoeker, maar in de laatste twee weken heb ik kennis gemaakt met processen tijdens de zomervakantie die gaande zijn om het onderwijs mogelijk te maken voor de start van het academische jaar.

In de planning en roostering wordt er gezorgd dat docenten en studenten op een zo prettig mogelijke manier onderwijs kunnen geven en volgen en probeer je af te stemmen op de behoefte van ieder in een onderwijsinstelling. Dit is een complexe taak waar je onder andere rekening houdt met beschikbaarheid, onderwijsaanbod, studentenaantal in een groep en faciliteitencapaciteit. Nu tijdens de corona situatie zijn er meer aspecten waar rekening mee gehouden moet worden, want in een lokaal waar voorheen 32 studenten in konden, zijn dat er nu misschien nog maar 8. En hoe zorg je ervoor dat studenten niet allemaal tegelijkertijd op de gang naar een ander lokaal moeten? Welk onderwijs geef je op locatie en welk onderwijs kun je digitaal aanbieden? Een heel nieuw perspectief op het onderwijs voor mij. Ik probeer hier zo goed als het kan in mee te denken, maar dan komt het woord geduld. Het nieuwe perspectief is zo allesomvattend dat je moet ervaren welke processen er gaande zijn en probeer je bekend te worden met het managingproces en ook het operationele gedeelte van onderwijslogistiek.

Gelukkig krijg ik de tijd om hierin te ontwikkelen en mag ik mijn eigen vaardigheden gebruiken tijdens het samenwerken met nieuwe collega’s. Voor nu voel ik mij zeer op mijn gemak om deze vaardigheden in te kunnen zetten en dat mijn collega’s meedenken welke werkzaamheden uitgevoerd kunnen worden die passen bij mijn skills-set. Toch blijf ik gretig om nieuwe dingen te leren en wil systemen zo snel mogelijk uitpluizen en kunnen gebruiken. Maar het jaar is net begonnen en onderwijslogistiek gaat het hele jaar door en is niet op één moment te leren en toe te passen. Ik krijg de ruimte en tijd om mezelf te ontwikkelen de komende tijd, want ontwikkelen is een belangrijk thema binnen onderwijs en onderwijslogistiek. Daarom blijft mijn thema de komende tijd: geduld.

Dorinda

Tijdens de Webinars in het voorjaar hebben we stilgestaan bij de impact van Corona op de onderwijs-planning.  Voor de zomervakantie waren er nog veel onduidelijkheden over de maatregelen die genomen moesten worden en het bijkomende effect op onderwijslogistiek. Daar kwam gaandeweg steeds meer helderheid in. Verschillende projectgroepen en facilitaire afdelingen hebben voor de onderwijsinstellingen inmiddels berekend hoeveel studenten er nog in een ruimte konden op basis van 1,5 meter afstand van elkaar. Met de veiligheidsregio’s en OV maatschappijen is gesproken over spreiding van de studenten en hoe het aantal vervoersbewegingen van studenten kan worden beperkt.

Dit alles heeft ertoe geleid dat het roostervraagstuk aanzienlijk lastiger is geworden.  In de normale situatie zijn er ook restricties, echter hebben die meer te maken met schaarse ruimtes of beschikbaarheid van docenten. Nu zijn daar de Corona regels bij gekomen en een onderwijsinstelling moet daar ook nog eens verantwoording over afleggen bij de veiligheidsregio’s en OV maatschappijen. Een onderwijsinstelling moet via onderwijsroosters aan kunnen tonen dat het voldoet aan de afgesproken Corona regels.

Na de zomervakantie vervolgen wij de reeks met Webinars.

In de eerstvolgende Webinar, op woensdag 16 september, nemen we geïnteresseerden mee door een aantal overzichten die gemaakt zijn voor een instelling om in control te blijven t.a.v. de Corona regels. De overzichten hebben geholpen om gedurende het proces bij te kunnen sturen om zodoende binnen de grenzen van de regels te blijven. Hieronder een voorbeeld van een overzicht dat gebruikt is om pieken in de toetsen te traceren. Inschrijven voor de Webinar kan via: https://www.senzinterim.nl/professionalisering/workshops-events/