Blogs

De quickscan: Voorkomen of genezen

Geschreven op 17 april 2020

Senz Interim levert advies- en interim-werkzaamheden op tactisch en strategisch niveau bij onderwijsinstellingen in het VO, MBO, HBO en WO.
Zo zijn we bij onderwijsinstellingen o.a. betrokken als adviseur, beleidsontwikkelaar, implementatieleider of -begeleider, interim-manager en als business- of procesanalist.

In deze blog nemen we u mee in onze werkwijze bij de uitvoering van onze quickscan.

1. Wat is een quickscan?
Onze quickscan is, zoals de naam het al zegt, een snelle wijze om inzicht te krijgen in een bepaald vraagstuk of proces. Door hierbij enkel in te gaan op de oorzaak van het probleem, zonder het probleem concreet op te lossen, kunnen wij de opdrachtgever snel inzicht geven in knelpunten in het proces. Wij beschrijven de oorzaken van het probleem en formuleren aanbevelingen om de knelpunten op te lossen. De wijze waarop de aanbevelingen vervolgens uitgewerkt worden is aan de opdrachtgever. Echter, veel opdrachtgevers kiezen ervoor om ook dit uit handen te geven aan ons; in dat geval loopt de uitvoering van de quickscan naadloos over in het uitwerken en implementeren van de aanbevelingen.

2. Hoe voeren wij de quickscan uit?
Nadat wij van een onderwijsinstelling de vraag hebben gekregen om hun proces te analyseren starten wij met een intakegesprek. Dit gesprek gebruiken we om de vraagstelling helder te krijgen en de wederzijdse verwachtingen helder te krijgen. We leveren hier maatwerk en passen de quickscan voor elke onderwijsinstelling aan naar hun specifieke vraag, situatie en behoefte.

De aangepaste quickscan leggen we in een persoonlijk gesprek aan zoveel mogelijk betrokkenen van het proces voor. Wij voeren deze gesprekken in de regel met 2 consultants. Onze ervaring is dat dit het uiteindelijke resultaat ten goede komt; de analyse is scherper en eventuele persoonlijke interpretatie wordt op deze manier uitgesloten.
De resultaten van deze gesprekken geven wij indien mogelijk visueel weer (zie Figuur 1), zodat de onderwijsinstelling op eenvoudige wijze de uitkomst van de quickscan kan aflezen.

In onze terugkoppeling aan de opdrachtgever(s) is deze visuele weergave onderdeel van onze presentatie. Daarnaast beschrijven wij onze conclusies en aanbevelingen op de hoofdonderwerpen ter verbetering van het proces van de onderwijsinstelling. De quickscan kan als losstaand onderdeel uitgevoerd worden, echter, dit levert nog geen concrete verbeteringen op, enkel aanbevelingen.

Op hoofdlijnen zijn er 4 fases te onderscheiden.

De eerste fase richt zich op het verhelderen van de vraag / het probleem.
 Wat is de exacte vraag van de opdrachtgever?
 Wat verwacht de opdrachtgever als resultaat?
 Wie zijn betrokken bij het betreffende proces?

De tweede fase staat in het teken van het verkrijgen van de benodigde informatie.
 Interviews met betrokkenen
 Documenten vergaren

In de derde fase van het proces zijn we minder bij de opdrachtgever aanwezig. In deze fase analyseren en verwerken we alle verkregen data om het proces met de knelpunten inzichtelijk te maken.
 Analyse van de interviews
 Documenten analyse
 Waar nodig aanvullende informatie ophalen
 Verwerking van de analyses
 Opstellen rapport, aanbevelingen en terugkoppeling

De vierde fase is de terugkoppeling van de resultaten naar de opdrachtgever.

Schematisch ziet dat er zo uit:

Doordat we proberen om de informatie zo volledig mogelijk te verkrijgen in fase 2 van de quickscan kunnen we de tijdsinvestering, en dus de kosten, tot een minimum beperken.
De totale tijdsinvestering van onze quickscan hangt natuurlijk wel af van de complexiteit en grootte van het vraagstuk.

3. Het preventief uitvoeren van een quickscan.
Het grootste deel van de aanvragen naar een quickscan zijn geboren uit een situatie van onvrede. Een of meerdere processen roepen frustratie op, gaan niet zoals ze moeten gaan, of zijn niet werkbaar. Er speelt veel, er zijn ideeën (meestal voortkomend uit een bepaald gevoel) waar dit aan zou kunnen leggen, maar het concretiseren van deze oorzaken lukt intern, om allerlei verschillende redenen, niet. Vaak manifesteren deze problemen zich in het uiteindelijke lesrooster, immers het lesrooster is datgene waar iedereen binnen een onderwijsinstelling dagelijks mee te maken heeft. Het is de basis van het onderwijs dat gegeven wordt en van de werkzaamheden van de medewerkers.
Dit is vaak het moment dat wij ingeschakeld worden.
Eigenlijk jammer, want zover zou het niet moeten komen. Het periodiek scannen van je eigen proces, zou vroegtijdig problemen aan het licht moeten brengen, zodat je hier op kunt acteren. In de praktijk zien we echter dan een analyse van het proces pas wordt gemaakt op het moment dat de onvrede en frustratie heel groot is. Een gemiste kans.

Ook hier geldt: Voorkomen is beter dan genezen

Onze opdrachtgevers

Aarhus Universiteit

Blijf op de hoogte!

Op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen op het gebied van onderwijslogistiek? Meld u dan aan voor onze nieuwsbrief